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3 janvier 2005 1 03 /01 /janvier /2005 00:00

Notre objectif est toujours de recevoir 20 courriels par jour maximum...

Combien avez-vous de messages dans votre "boite d'arrivée (inbox)" ? Et combien dans votre dossier "éléments envoyés (sent items)" ?

- moins de 20 --> vous êtes un champion de l'utilisation de la messagerie !
- de 20 à 50 --> vous avez un travail de ménage à faire...
- de 50 à 100 --> la situation est en train de vous échapper...
- 100 à 3000 (j'en ai vu) --> vous ne maitriser plus la situation...

La messagerie a besoin d'un ménage régulier. Et les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)"  et "sent items" sont clés pour la gestion de la messagerie et de son temps.

Tous les messages en "boite d'arrivée (inbox)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si je n'ai pas encore ouvert un message, il va falloir que je le fasse :-)
--> si j'ai ouvert un message et le laisse en "boite d'arrivée (inbox)", c'est parce que j'ai besoin de réfléchir avant d'agir, c'est qu'il me manque une information.
Traiter les messages en "boite d'arrivée (inbox)" = répondre, consigner une action dans l'agenda, supprimer ou classer le message reçu.

Le dossier "éléments envoyés (sent items)" est le plan d'actions de la messagerie. Tous les messages en "éléments envoyés (sent items)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si le message est toujours dans ce dossier, c'est que j'attends une réponse;
--> si je n'ai pas de réponse dans un délai raisonnable (dépendant de l'objet du message), je relance par téléphone ou par courriel, et je supprime l'ancienne version du message.
Quand l'action est traitée, je supprime ou je classe le message.

Le ménage dans les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)" et "éléments envoyés (sent items)" se fait tous les jours.

D'expérience, quand le dossier "boite d'arrivée (inbox)"  ou "éléments envoyés (sent items)" contient plus de 20 messages, c'est que je n'ai pas fait le ménage. Et 20 actions en cours, de manière permanente, c'est gérable. Au delà, il y a probablement un travail à faire sur son modèle de délégation.

Dernier truc: quand vous envoyez un message qui n'a pas besoin de suivi ni d'être conservé (vous avez répondu juste "merci", vous envoyez une blague à un copain, etc...), décochez l'option "enregistrez le message dans éléments envoyés". Cela évite l'encombrement du-dit dossier.


20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?

Pour aller plus loin, téléchargez les 7 bonnes pratiques d'utilisation de la messagerie...

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1 janvier 2005 6 01 /01 /janvier /2005 00:00

Cette citation de Coluche, qui nous manque bien, en guise de bonne année.

Tsunami, attentats, guerres, famines, épidémies, pauvreté, morts et blessures injustes, petites et grandes lachetés quotidiennes, saloperies en tout genre. En effet, si Dieu existe, j'espère qu'il a une bonne excuse.

Terrifiant le monde dans lequel on vit, et pourtant... et pourtant, je me rappelle cette discussion tard dans la nuit avec un ami, à l'époque où nous étions étudiants. Lui me soutenait que le monde n'avance pas, et moi le contraire. Pas une bataille de religion, mais de convictions, indémontrables.

Je n'ai pas changé de conviction, mais je reste bien sur toujours aussi incapable d'avancer une démonstration - pas plus d'ailleurs que tous les pour ni les contre, assoiffés de pouvoir, qui se bagarrent sur notre bonne vieille terre à ce sujet depuis des lustres.

Tous les jours pourtant, des milliards de petits gestes de tendresse, d'attention, de soutien, d'amour, ne font pas la une des journaux, ni des radios, ni de la télé. On ne peut pas leur en vouloir d'ailleurs (les medias), ils ont un business. Les blogs ressemblent peut-être davantage à la vraie vie, puisque chacun y va de son petit couplet, même s'il y a là aussi des arrières-pensées, des egos, du marketing, et parfois des réglements de comptes... comme dans la vraie vie.

Mais je souris de penser qu'on a imaginé qu'internet allait faire disparaître la vraie communication, que les nouveaux médias suppriment l'intérêt pour la lecture et l'écriture. Il se passe exactement le contraire. Donc je crois que l'espoir est au coeur de notre grosse orange bleue.

Bonne année à tous.

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23 décembre 2004 4 23 /12 /décembre /2004 00:00

Encore un dilemme quotidien: faut-il disséminer dans la journée les coups de fils à passer ou faut-il au contraire les passer tous d'un coup ?

L'expérience prouve que les passer tous d'un coup est plus efficace. En effet, se lancer dans une série ininterrompue d'appels permet d'éliminer rapidement une liste d'actions clés de la journée, d'emmagasiner un capital confiance important, et d'être concentré sur une période limitée dans l'exercice "téléphone". Et si vous êtes de ceux qui ont du mal à décrocher le téléphone, commencez par "vous chauffer" avec un ou deux appels faciles: votre cousine Charlotte, votre collègue Jojo pour l'inviter à déjeuner, etc...

Une fois le tour de chauffe effectué, on peut s'engager dans la liste des 10 coups de fil clés de la journée. Après chaque appel, on enregistre rapidement les actions dans son agenda, mais on ne s'engage pas dans l'action.

La satisfaction d'avoir avancé est énorme quand on a concentré tous ses appels en une unité de temps. Et la dynamique du téléphone est forte quand on s'est chauffé.

Une autre manière d'optimiser son temps... 

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13 décembre 2004 1 13 /12 /décembre /2004 00:00

En quittant le monde de l'entreprise pour me mettre "à mon compte", j'ai tout de suite opté pour le portage salarial. Pourquoi ?

  1. 1 - Tout ce que j'entendais alentours sur la création d'entreprise en France n'était guère encourageant. "C'est compliqué, çà coûte cher, c'est risqué" étaient les commentaires les plus fréquents.
  2. 2 - En démarrant une nouvelle activité, mon premier objectif était de me concentrer sur la recherche de clients, et la création/clarification de mon offre.
  3. 3 - Le système du PARE mis en place par les ASSEDIC permet de monter en puissance dans son activité commerciale, sans perdre de manière abrupte ses avantages d'assurance chômage.

Après un peu plus d'un an d'activité, je suis très satisfait de mon choix concernant le portage salarial. La simplicité administrative est évidente, j'ai pu me consacrer à mon activité de développement, et pour ce qui concerne les ASSEDIC, le système marche très bien et permet en effet de monter en puissance. Le gain de temps est très conséquent, j'ai pu valider ma motivation sur mon projet, vérifier que les clients étaient satisfaits, et je n'ai pas pris le risque de créer une entreprise.

J'ai choisi Links comme société de portage après avoir analysé une demi-douzaine de possibilités. Mes critères de choix étaient:

- la commission de portage (dégressifs en fonction du chiffre d'affaires chez Links);
- la modernité/facilité d'utilisation des outils en ligne;
- la capacité à réagir vite sur mon premier contrat;
- la disponibilité de bureaux de passage à Paris.

Je n'ai pas été déçu. Je n'ai jamais rencontré physiquement un être humain chez Links (je suspecte cependant qu'il y en a, en tout cas, j'ai reçu mes salaires et mes remboursements de frais :-)). Tout s'est passé par téléphone, courriel, site internet. Pour un consultant en province, il était important d'avoir un partenaire moderne dans ces registres. Je n'ai finalement jamais utilisé les bureaux parisiens, puisque je vais négocier et travailler chez les clients.

Le seul hic et qui n'est pas le fait des sociétés de portage, est le regard inquisiteur de l'administration française. On me presse de justifier mon temps de travail - je résiste d'ailleurs à le faire. Je devrais théoriquement remplir des formulaires de temps de travail, qui ne correspondraient évidemment à aucune réalité. Hypocrisie d'un système qui pense que la comptabilité crée de la valeur alors qu'elle est à son service.

En tout cas le portage est une solution moderne et efficace, espérons que nos élites ne décident pas de la casser en mille morceaux pour de mauvaises raisons.

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8 décembre 2004 3 08 /12 /décembre /2004 00:00

Anecdote vécue

Lors d'une mission que j'ai acceptée dans mon passé de salarié, j'ai mis en place une équipe virtuelle avec des acteurs réels (des humains quoi!), que j'avais recrutés à Singapour, aux Etats-Unis, en Suisse, en Angleterre et en France. Evidemment, j'avais besoin d'outils collaboratifs pour partager les outils de l'équipe.

J'appelai donc le service informatique de l'entreprise. Extrait:

"Laurent: j'ai besoin d'un outil d'un outil collaboratif pour ma mission...
L'informaticien: il faut que tu écrives un business plan pour décrire ton besoin...
Laurent (déçu): ah, et ensuite...
L'informaticien: ensuite, nous analysons la demande, étudions les options possibles. Tu auras une réponse dans 3 semaines.
Laurent (super déçu): et le site je l'aurai quand ?
L'informaticien: çà, je ne peux pas te répondre, cela dépend des résultats de l'analyse préalable, bla, bla, bla...
Laurent (retrouvant tout son courage): on ne s'est pas bien compris,
j'ai besoin d'un site collaboratif avant la fin de la matinée !
L'informaticien (vociférant): mais c'est impossible, tu ne connais pas nos contraintes, et patati et patata..."

Nous nous quittâmes...

10 minutes plus tard -croyez-moi, je ne me vante pas, d'ailleurs pour pourrez essayer une de ces jours- j'avais un site collaboratif gratuit, très sécurisé, accessible du monde entier sur internet. J'utilise régulièrement des sites collaboratifs pour les projets que je lance. Je n'en ai jamais payé un. Je n'ai jamais été piraté. Je n'ai jamais mis plus de 10 minutes à créer un tel site. Allez visiter Mayetic vous verrez...

Le monde informatique a changé. Nous ne sommes plus dans les années 70 où il était impossible de s'en sortir sans expert. Et beaucoup de choses sont gratuites, solides, sécurisées. Il manque souvent ce zeste d'investissement personnel des managers pour comprendre ce qui a changé, et comprendre que cela peut révolutionner leur méthode de travail.

Des réactions ?

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7 décembre 2004 2 07 /12 /décembre /2004 00:00

J'ai quitté le monde du salariat il y a 2 ans. A ce moment là, j'avais un poste, une carte de visite, une situation comme disent nos ainés. J'étais une sorte de notable du business establishment.

Quand j'ai évoqué autour de moi l'hypothèse de profiter du plan social de Gemplus, j'ai entendu des commentaires du type: "mais les boites n'embauchent plus, c'est la crise et le chômage, tu ne retrouveras pas une situation équivalente, etc, etc..."

Ensuite, lorsque que j'ai parlé de mon projet de faire du conseil en indépendant, d'autres objections sont venues: "ce que tu proposes n'est pas original, qui es-tu pour parler de stratégie d'entreprise, il n'y a pas d'opportunités dans ta région, jamais les PME-PMI n'achèteront des prestations de ce genre, tu n'as pas les diplômes qui vont bien, etc, etc..."

Bref des encouragements, des encouragements...

J'avais alors une réponse naïve en forme d'image: "C'est vrai que je n'offre rien d'original. J'ai un parcours, une expérience, des observations, des pratiques. Je pense que mon business est une boulangerie. Il en existe des quantités. Cela ne veut pas dire qu'il n'y a pas la place pour ma boulangerie. Et j'ai la faiblesse de penser que certains feront des détours pour mes petits pains au chocolat."

Quel est le bilan après 18 mois d'activité ? J'ai réussi à me vendre (ah, le vilain mot!) à une dizaine d'entreprises de tout secteur, principalement des PME-PMI. Je n'ai pas encore gagné mon pari financier - équilibrer les comptes (je suis à 15% en dessous de mes objectifs), mais les clients me donnent un retour très positif de mes interventions, et je me fais plaisir. Je ressens avoir fait de bonnes et des moins bonnes prestations, et je crois avoir identifié les principales causes des réussites comme des insatisfactions. Bref, pas si mal pour un apprenti.

Comme dirait Edith Piaf, "non rien de rien, non je ne regrette rien". Prendre son destin en main a une saveur sans égal, même si le risque est plus grand. J'essaie d'améliorer chaque jour mes petits pains au chocolat, voire de réfléchir à développer à plusieurs les petits pains au chocolat, les muffins, et d'autres bonnes petites choses... sans l'ambition de révolutionner la planête.

Je n'ai pas eu peur (voir l'article sur "Qui m'a piqué mon fromage" publié le 12 novembre, catégorie "management"), et çà, c'est de l'or dans le moral...

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7 décembre 2004 2 07 /12 /décembre /2004 00:00

Un article intéressant sur l'usage du blog comme outil du consultant...

http://www.franckdumesnil.info/web/a/consultants_communiquez_autrement_avec_vos_clients_grace_aux_blogs.html

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6 décembre 2004 1 06 /12 /décembre /2004 00:00

Vous bloggez de plus en plus... et vous souhaitez voir comment évoluent vos blogs favoris. Alors abonnez-vous à Bloglines http://www.bloglines.com/

Vous pouvez avoir un véritable tableau de bord de tous vos blogs fétiches, avec le nombre de nouvelles notes parues depuis votre dernière consultation... Je n'ai pas encore fouillé toutes les fonctionnalités de Bloglines, mais je le consulte désormais tous les jours pour aller plus vite.

Bien sur, c'est en anglais, c'est bon pour la pratique...

Merci Philippe (Leblanc, Gemplus) pour le tuyau.

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4 décembre 2004 6 04 /12 /décembre /2004 00:00

Si vous ne l'avez pas encore fait, et si vous avez l'ADSL, il est urgent que vous alliez charger skype: http://www.skype.com/

La qualité de son est extraordinaire (on a l'impression que l'interlocuteur chuchotte à l'oreille), on peut faire des conférences téléphoniques à plusieurs, l'interface utilisateur est extrêmement simple d'utilisation, existe en français. Ce logiciel est bien entendu indépendant de votre fournisseur d'accès internet. Il existe aussi la possibilité d'appeler des postes fixes pour un coût plus compétitif que les opérateurs traditionnels. Il faut acheter un casque/micro à brancher sur son PC (cela coûte 5€ au supermarché du coin).

J'utilise Skype depuis quelques mois, et j'ai eu des conversations avec des voisins, comme avec des amis ou collègues lointains (Amérique du Sud ou du Nord).

Croyez-moi, les 10 minutes que vous allez passer à télécharger le logiciel + à comprendre comment il marche, vont vous faire gagner de l'argent. C'est gratuit !

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3 décembre 2004 5 03 /12 /décembre /2004 00:00

Que faire de ce courriel ? Le détruire, le classer, le laisser en boite d'arrivée ? Si je le détruis, j'ai peur d'en avoir besoin plus tard. Et puis, à quoi bon le classer ? Tout çà c'est bien beau mais ma boite d'arrivée est tellement encombrée !

La solution à ce grand et quotidien dilemme : créez une "fausse poubelle".
(NB : depuis que j'utilise gmail, la question est réglée, je ne classe plus mes courriels, j'en laisse 80% dans la boite "tous les messages", celle-ci jouant le double rôle de fausse poubelle et de mêmoire).

 

A chaque fois que je ne sais pas quoi faire d'un message, hop, je le mets dans le dossier "fausse poubelle". Je gère ainsi mon angoisse de détruire par erreur une précieuse pièce à convictions, je nettoies ma boite d'arrivée et je n'encombre pas inutilement une multitudes de dossiers devenus ingérables. Comme mon service informatique détruit automatiquement ma "vrai poubelle" (c'est la règle dans certaines entreprises), je ne lui laisse la décision de détruire mes dilemmes ! La fausse poubelle est un dossier distinct de la fausse.


D'expérience (en excluant les Spams), je détruis définitivement (vraie poubelle), après action of course, 4 messages reçus. J'en mets 4 en fausse poubelle et j'en classe 2. De temps en temps, je fais du ménage dans la fausse poubelle. Je récupère en moyenne 1 message sur 100 dans ma fausse poubelle.


La fausse poubelle fonctionne aussi pour les documents papiers, dans le placard derrière mon bureau celle-là... tout cela diminue le stress car chaque papier en fausse poubelle est un dilemme en moins. Je n'ai pas jeté le document, je ne l'ai pas classé, je sais en revanche qu'il est là. De temps en temps, je jette 80% de ce tas.

NB : pour rebondir sur un commentaire d'un lecteur, pour créer une fausse poubelle, il suffit d'ajouter un dossier que vous appeler "fausse poubelle", ou "dilemme" ou "chépaquoienfaire"...


L'objectif demeure: 20 courriels reçus par jour max.


20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?

Pour aller plus loin, téléchargez les 7 bonnes pratiques d'utilisation de la messagerie...

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Depuis 2004, je partage des expériences, anecdotes, outils de management : optimiser son temps, manager son équipe, manager son chef, diriger un projet, travailler en intelligence collective. Je propose une démarche inspirée de la vie professionnelle et de la vie au sens large. J'espère que vous y trouvez de l'inspiration pour devenir le manager que vous rêvez d'avoir. Bonnes lectures...

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