Encore une fois, si le Projet présente des enjeux forts, avec de lourdes interdépendances et contributions de plusieurs entités de l'entreprise, il peut être nécessaire de monter une équipe de pilotage. Cette équipe va servir de relais de pouvoir, va permettre de faire approuver au plus haut niveau les décisions majeures, les passages d'étapes. Les membres du Comité doivent donc être décideurs ou influents, concernés par le projet, avoir un pouvoir direct ou indirect sur les moyens affectés au projet.

Le Comité de Pilotage est formé en début de projet par le Sponsor en collaboration étroite avec le Chef de Projet. Dans la réalité, le Chef de Projet fait une démarche pour solliciter les responsables ou experts susceptibles de participer au Comité. Il s'appuie sur l'analyse faite avec le Sponsor. Bien souvent, le seul fait de citer le Sponsor comme dirigeant le Comité de Pilotage, suffit à motiver le futur membre à se joindre au Comité.

- les réunions doivent être planifiées longtemps à l'avance (les membres sont des gens importants à l'agenda difficile);

- les présentations doivent être très synthétiques (tableaux de bord clairs et points cruciaux à discuter);

- le Chef de Projet doit aller "direct au but" (point n'est besoin de développer de grandes tirades, le Comité est là pour décider des sujets difficiles);

- le Sponsor ne doit rien découvrir pendant la réunion, car il sert d'allié du Chef de Projet en cas d'arbitrage difficile, et donc il ne doit pas avoir de surprise en réunion.