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14 mars 2013 4 14 /03 /mars /2013 09:40

Elle a pris une part prépondérante de notre environnement. Yoda, maitre Jedi de la guerre des étoiles (film très symbolique) dirait : intrusifs, invasifs, mes mails sont !

 

trop de mailsLe diagnostic est là. Nous recevons trop de courriels (mot que je préfère à l'utilisation de l'anglais mail). Quand le diagnostic est fait, que le symptôme est circonscrit, reste à trouver la cause. Traiter la cause profonde demeure toujours plus efficace que couvrir le symptôme d'une crême adoucissante.

 

Quel est votre analyse ? Selon vous quelle est la cause principale d'envahissement de votre messagerie électronique ? Pourquoi fondamentalement recevez vous tant/trop de courriels ?

 

Partagez votre analyse dans les commentaires...

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5 février 2008 2 05 /02 /février /2008 00:00

Bien sur, on est très occupé… pourtant répondre à tous les messages dans un délai raisonnable (disons 3 ou 4 jours), rassure ceux qui nous ont écrit… et donc fait gagner du temps. Fait gagner du temps car un interlocuteur en attente de réponse est inquiet, et va bientôt faire perdre du temps puisqu’il aura besoin d’être réconforté.

undefined Que faites-vous habituellement :

        1 – vous ne répondez pas au courriel tant que tous les éléments de réponse ne sont pas réunis ?

        2 – vous répondez avec des éléments partiels de réponse ?

        3 – vous répondez en prenant engagement d’envoyer tous les éléments dans x jours (et vous consignez cet engagement par une action inscrite dans votre agenda) ?

Si vous avez répondu 1 : je parie que vous avez régulièrement des relances (et donc davantage de courriels en boite d’arrivée), et que vous devez vous justifier.

Si vous avez répondu 2 : je parie que vous êtes souvent insatisfaits, et que vous avez un sentiment trouble qu’il vous reste plein de petites choses à finir.

Si vous avez répondu 3 : vous gagnez au jeu du « pas plus de 20 courriels reçus par jour ». Cette méthode 3 est, je pense, celle qui rassure, et donc ne déclenche pas de bruit sur la ligne. . Bien entendu, il faut tenir son engagement de réponse, ou bien racheter du temps un peu avant la date d’engagement de réponse, si c’est nécessaire.


20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?
7 principes pour recevoir 20 mails par jour maximum







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13 janvier 2008 7 13 /01 /janvier /2008 00:00

Objectif: 20 courriels reçus par jour maximum

Parmi les 1000 et une bonnes pratiques de la messagerie... sachez utiliser "l"objet" du mail.

L’objet du courriel doit être bien pensé et très précis. Le récepteur peut ainsi décider rapidement de l’opportunité d’ouvrir le message immédiatement ou plus tard. Tout objet générique est à proscrire. De même, en répondant ou en renvoyant un message, il ne faut pas hésiter à changer le sujet pour le rendre plus pertinent.

Il vaut mieux écrire dans l'objet :

"la réunion concernant le dossier Trucmuche de mardi 6 juillet à 14h30 est confirmée"

que

"réunion dossier Trucmuche".

Et il vaut mieux, en répondant, remplacer directement l'objet et écrire:

"je confirme ma participation à la réunion dossier Trucmuche du 6 juillet"

que

"Re: la réunion concernant le dossier Trucmuche de mardi 6 juillet est confirmée à 14h30"

et donner sa réponse dans le corps du texte.

Un client m'a récemment suggéré son idée d'introduire 2 conventions très simples dans l'objet du courriel : l'une qui signale "je ne veux aucune réponse à ce message", l'autre qui souligne "tout le texte de mon courriel est contenu dans l'objet, inutile d'ouvrir ce message".

Pas bête non ?

On est responsable du nombre de courriels qu'on reçoit !


20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?


Pour aller plus loin, téléchargez les 7 principes pour recevoir 20 mails par jour maximum.


7 principes pour recevoir 20 mails par jour maximum







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30 octobre 2007 2 30 /10 /octobre /2007 10:51

Depuis maintenant plusieurs mois, je ne trie plus mes courriels. Le garder ou pas, le classer ou pas, éternelles questions sans réponses satisfaisantes... la plupart des messages classés n'est jamais utilisé. Alors à quoi bon ?

A quoi bon, d'autant que tous nos systèmes de classement se retrouvent confrontés au flux débordant - sauf si on pratique avec assiduité les 7 bonnes pratiques. Ranger ses messages se révèle souvent long et inefficace quand on recherche par l'arborescence qu'on a construite, ou quand on demande à un collaborateur de s'y retrouver dans nos propres dossiers.

Depuis quelques mois donc, je ne range plus mes mails. Et je suis toujours vivant ! En fait, pour retrouver quelque chose au fond de notre mêmoire, l'intelligence fonctionne par association d'idée. Le rebond d'une idée à une autre va rapidement amener à trouver ce qu'on cherche. J'ai donc appliqué ce principe à ma messagerie. Depuis début 2005, j'utilise gmail comme point de référence de tous mes messages. Le voume de stockage est tel (il a dépassé les 4 giga depuis quelques jours), que je conserve tous mes messages en ligne. N'ayant pas trouvé d'outil simple, rapide et pertinent sur outlook (que j'ai maintenant abandonné), dès que je cherche un message, j'ouvre gmail, je donne un ou deux mots clés, la puissance de recherche de google fait le reste. Le résultat est spectaculaire.

Je ne perds plus de temps à ranger, je développe en permanence mes capacités à trouver... tous ces derniers mois, aucun courriel essentiel ne m'a échappé !

NB : j'ai abandonné les outils microsoft, et je revis depuis que j'ai acheté un Macintosh... j'y reviendrai :-)


20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?

Pour aller plus loin, téléchargez les 7 bonnes pratiques d'utilisation de la messagerie...

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1 mars 2007 4 01 /03 /mars /2007 00:00

Vous avez reçu un courriel (mail) qui vous met en cause, vous faites quoi ?

- Vous répondez en vous justifiant --> réponse 1
- Vous mettez en copie votre boss pour vous protéger --> réponse 2
- Vous entrez en dépression --> réponse 3
- Vous mettez le plus d'interlocuteurs possible en copie pour dénoncer à quel point tout cela est injuste --> réponse 4

Les réponses multiples sont possibles...



L'écrit stigmatise le problème, lui donne un caractère "juridique". L'excès d'utilisation du courriel fait oublier l'essentiel: la résolution des différents se trouve dans l'échange oral. A l'oral, on négocie. A l'écrit, on confirme les accords.

Bref, vous êtes mis en cause par courriel. Pourquoi ne pas inviter "l'agresseur" à prendre un café, discuter au téléphone, aller déjeuner ? Il est alors temps de chercher une solution ensemble, et de la publier une fois l'accord trouvé ce qui fera rudement monter votre côte auprès de votre boss, et de toutes les personnes interpellée en copie de "l'agression" initiale.

Plus facile à dire qu'à faire ? Sans aucun doute, mais la multiplication des courriels polémiques est un poison contreproductif, alors que votre retenue et la recherche de solution négociée fait grandir votre réputation de professionnalisme. Et vous avez les moyens d'agir.

On est responsable du nombre de courriels qu'on reçoit ! En particulier, en ne rentrant pas dans le jeu de la polémique.


20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?


Pour aller plus loin, téléchargez les 7 bonnes pratiques d'utilisation de la messagerie...


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1 février 2007 4 01 /02 /février /2007 00:00

Il est bien rare d'être excellent du premier coup ? Quel est l'impact d'un message imprécis, incomplet, insuffisamment réfléchi, plein de fautes d'orthographe, empreint d'émotions et non de faits ? Cela n'engendre-t-il pas de nombreux autres courriels, des polémiques inattendues, des demandes de clarifications ? Du bruit, quoi !

N'est-il pas plus efficace de préparer un brouillon de message, le reprendre après déjeuner ou le lendemain matin, d'affiner le choix des mots, de bien choisir les destinataires  ?

Et si 3 relectures ne suffisent pas, une quatrième et une cinquième s'imposent ?

Relire 3 fois un message avant de l'envoyer est un investissement, pas une perte de temps !

20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?


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24 janvier 2007 3 24 /01 /janvier /2007 09:09

Je reviens de 2 jours de déplacement : 27 messages dans ma boite d'arrivée dont...

  • - 2 spams mal triés;
  • - 3 pubs de mes fournisseurs habituels;
  • - 2 voeux de Noël;
  • - quelques clins d'oeil d'amis/familles;
  • - quelques échanges avec des clients.

Un tour dans la boite à spams : j'en ai reçus 307 en 2 jours. Je parcours en 1 minutes les expéditeurs + sujets ==> 2 spams n'en sont pas, je les rapatrie dans ma boite d'arrivée !

Je participais hier à un colloque de consultants - intervenants du réseau Germe. J'en ramène une grande fierté. L'un des participants m'avait fait animer une session dont l'un des thèmes concernait l'usage de la messagerie électronique ! Et il me fait un super feed-back sur 2 points :

- d'une part, certains membres de son groupe se sont appropriés de bonnes pratiques, y compris celle de créer une fausse poubelle (voir aussi comment se débarasser 1587 courriels en boite d'arrivée);

- d'autre part, il me signale que mon slogan "on est responsable du nombre de courriels qu'on reçoit" a été repris par un des membres, et relayé dans une feuille de choux distribuée aux 36000 maires de France. Voir la gazette des communes...

Pas peu fier ! J'en viens à réver au jour glorieux, où le tronc bombé de modestie camouflée, j'entendrai le Président(e) de la République Française, après avoir entonné notre marseillaise guerrière, déclarer dans une tonitruante déclaration qui marquerait l'histoire de France :

"Mes chers compatriotes, ne demandez pas ce que la messagerie électronique peut faire pour vous, demandez vous ce que vous pouvez faire pour ranger votre messagerie électronique. Car, comme disait un sage de la dynastie Chou Chi (1435 ans avant Jésus-Christ)1... on est responsable du nombre de courriels qu'on reçoit. Prions."


Euh, zut je m'égare.


1 - la Chine c'est à la mode en ce moment, note du traducteur


Sérieusement, il ne s'agit pas de frimer. J'essaie de témoigner et apporter quelques trucs pour enrichir votre réflexion. Mon témoignage s'appuie sur quoi ?

J'ai démarré l'utilisation de la messagerie électronique en 1992 lorsque ma boite - Gemplus - a formé une joint-venture avec VeriFone,
à l'époque leader mondial des terminaux de paiement et basé en Californie. Depuis 1992, voilà une liste presque exhaustive de métiers que j'ai fait depuis :

- contribution à la création de la fameuse joint-venture, et donc au carrefour des forces commerciales des 2 sociétés;
- direction d'une petite filiale commerciale en Italie et donc en prise directe avec les clients;
- management de projets, d'équipes de chefs de projets;
- diverses responsabilités marketing;
- création d'un comité éthique (dans une boite de 6000 personnes en crise);
- chef de cabinet et chargé de mission de 2 directeurs généraux successifs (toujours la même boite);
- consultant et créateur de ma petite entreprise.

J'ai eu des équipes jusqu'à 20 personnes en reporting direct, et des centaines de contributeurs basés dans le monde entier, en particulier sur un projet à risques. Bref, je me suis frotté à des tas de situations. Point de miracle, mais il m'est rarement arrivé de recevoir plus de 20 messages dans une journée.

Il s'agit évidemment de réfléchir et d'agir :

  • - quelle est la qualité de ma communication écrite ?
  • - comment j'organise ma délégation ?
  • - quel est mon rapport au pouvoir ?
  • - qu'est-ce que je fais pour en permanence optimiser mon organisation personnelle ?
  • - quels sont mes objectifs ?

Je vous assure, il ne s'agit pas d'un exploit au dessus de vos forces... mais d'arrêter de dire "c'est la faute des autres", et de vous décider à tourner 3 fois autour de votre ordinateur - avec votre panoplie de Sioux -  en scandant les incantations qui le remettront à sa place d'esclave chéri !


20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?

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15 janvier 2007 1 15 /01 /janvier /2007 09:01

On est responsable du nombre de courriels qu'on reçoit... 

Avez-vous besoin de justifier votre existence ? Mettre son chef en copie permet-il de se protéger, de lui rappeler que vous travaillez ? Etes-vous suspect ? Votre manager n'a-t-il pas d'autres indicateurs de votre performance que le nombre de courriels qu'il reçoit de votre part ? Il est parfois utile, pour des raisons tactiques, de mettre son boss en copie, mais c'est une pratique à utiliser avec précaution et parcimonie. Si vous avez besoin de son approbation pour un sujet délicat, allez lui parler.

La plupart du temps, il est inefficace de copier son boss.

Objectif: 20 courriels reçus par jour maximum

20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?

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11 octobre 2006 3 11 /10 /octobre /2006 16:27

De temps en temps, on doit échanger de gros fichiers avec une ou plusieurs personnes. Or, les comptes de messageries les acceptent rarement. 20 M est souvent la taille maximum autoirisée pour un courriel. Il existe des solutions gratuites pour contourner le problème.

Je viens par exemple d'utiliser ce site d'échange de fichiers. On peut ainsi mettre à disposition pour de nombreuses personnes, et gratuitement, des fichiers à télécharger jusqu'à 100 M. La messagerie n'est ainsi pas encombrée.

Que ce soit pour échanger des photos de vacances, l'enregistrement d'une réunion, un fichier vidéo ou une lourde présentation, la solution du dépot/téléchargement me parait une pratique efficace et bon marché :-)


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31 août 2006 4 31 /08 /août /2006 09:00

C'est encore arrivé hier... en vérifiant les spams retenus par gmail, j'ai trouvé la réponse d'un de mes courriels à un client. Les filtres à pourriels (spams) ne sont pas parfaits, il faut vérifier régulièrement ce que contiennent les dossiers qui les isolent.

En fait, je fais cela pratiquement tous les jours. Je reçois en moyenne une centaine de pourriels par jour, cela me prend 30 secondes de vérifier : je fais un tour sur mes 2 boites en ligne (wanadoo et gmail), consulte le dossier "spams". Je les sélectionne tous d'un coup, descend l'ascenseur rapidement en regardant qui sont les expéditeurs, remonte aussi rapidement en vérifiant les "sujets". On identifie d'un coup d'oeil les expéditeurs qu'on connait. Et regarder les "sujets" permet de repérer les éventuels inconnus (ça arrive) qui cherche un vrai contact.

Si je n'avais pas regardé mes spams hier, j'aurais raté un message important... Faire le ménage reste donc une bonne pratique pour maitriser sa messagerie...


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