En entreprise, je pose souvent des questions sur la planification des projets. Les réponses les plus courantes sont:

• le planning n'est pas fiable
• personne ne croit au planning
• le planning n'est pas conforme à la réalité
• nous ne tenons pas les délais
• le planning est incompréhensible.

Quand j'ajoute: "quelle méthode utilisez-vous?", la réponse la plus spontanée tombe : "Microsoft Project".

Lire la suite de l'article à cette adresse : motiver et construire un vrai planning projet en intelligence collective

Objectif: 20 courriels reçus par jour...

Plusieurs fois ces dernières semaines, j'ai eu le commentaire suivant :

- ok Laurent, j'ai compris l'intérêt de gérer ma boite d'arrivée de messagerie (ou inbox pour les british). Et j'ai compris que il faut je nettoie tous les jours ce dossier. Seulement voilà, j'ai 1587 messages actuellement dans ma boite d'arrivée, comment ramener ce chiffre à une page d'écran maximum ?

Mon conseil à 10€: tenter de ranger un tel foutoir est une garantie de perdre son temps et son moral. Alors, grand ménage: les 1587 messages, il faut les mettre dans un nouveau dossier, une poubelle temporaire. Il faut démarrer cette nouvelle bonne habitude - je vais gérer ma boite d'arrivée - avec une page blanche. Les 1587 messages sont en poubelle temporaire,  donc j'ai géré mon angoisse d'avoir perdu quelque chose d'important. Et ma boite d'arrivée est vide ! Probablement sera-t-il nécessaire de revenir chercher quelques dizaines de messages (et encore) dans cette poubelle temporaire dans les 2 à 3 mois, et dans 6 mois... grande lessive !

A chaque fois que j'ai donné ce petit truc, j'ai senti le soulagement de mon interlocuteur.

Le concept de la fausse poubelle, décidément c'est à breveter...

20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?

Pour aller plus loin, téléchargez les 7 bonnes pratiques d'utilisation de la messagerie...

L’autre jour, je demande à mon expert comptable – le cabinet Olivier Carvin à Marseille (pub :-)) - un dossier avant jeudi soir. « Aucun problème me dit-il ». Le mardi, sa collaboratrice, Marie, me téléphone pour savoir quand est-ce que j’ai l’intention de passer le prendre. Je réponds mercredi ou jeudi.

Mercredi vers 16h, elle m’appelle :

-         comptez-vous passer avant ce soir ? 

-         non plutôt demain matin…

-         en début ou fin de matinée, je ne serai pas disponible avant 10h ? 

-         ça me convient, je passe après 10h.

Et bien la « pro activité » c’est cela, tout cela et rien que cela. En même temps peu et énormément de choses. En m’appelant le mardi, Marie anticipe. J’ai été exigeant sur la date – le dossier avant jeudi soir – mais je suis resté vague quant à l’exécution (je n’ai pas dit quand je passerai). Marie, en m’appelant, clarifie donc et en même temps me rassure. Le dossier, mardi, est déjà prêt. Mercredi, elle anticipe le risque que je vienne jeudi à un moment où elle n’est pas disponible. Elle m’appelle de nouveau pour reclarifier et éviter que le risque ne se transforme en problème – un client qui attend est toujours mécontent, même si son manque d’organisation est la cause de son attente.

Management

J'entends cela si souvent: "mon chef fait ceci, ne fait pas cela, prend un engagement qu'il ne tient pas, ne me soutient pas, me donne un conseil à coté de la plaque, est absent, n'arbitre pas, me donne des sujets peu intéressants, etc, etc..."

Voilà ce que cela m'inspire: pourquoi ne manage-t-on pas son chef comme on manage son équipe ?

Manager, c'est quoi: faire une analyse stratégique, se donner des objectifs pour développer cette stratégie, rassembler les moyens pour mettre en oeuvre ces objectifs, piloter les actions et mesurer l'avancement avec des tableaux de bord bien foutus (simples et pertinents...). Quand on fait cela avec son équipe, il y a des étapes, des points de validation, des analyses de risques, des points d'avancement, des récompenses et des sanctions...

Et avec son propre chef, ne peut-on fixer des étapes, des points de validation, des analyses de risques, des points d'avancement, des récompenses et des sanctions ? Je m'attends à l'objection: qu'est-ce que tu veux dire par récompenses ou sanctions de mon chef ? Et bien voilà: tant que l'on croit que son chef est un "supérieur", une sorte de "seigneur" dont on est le "vassal", on perpétue une relation dominant-dominé. Hors, votre chef a autant besoin de vous que vous de lui. Si vous ne faites que des âneries dans son service, il est aussi sanctionné puisque vos âneries se retournent contre sa réputation de chef. Si vous êtes super-performant, il récupère une partie de vos étoiles. Un bon chef est toujours entouré de bons collaborateurs (il le dit lui-même), un mauvais est entouré de bras cassés (et il n'arrête pas de le dire, sans se rendre compte qu'il se tire une balle dans le pied).

Bref, je suis convaincu (et c'est un praticien qui parle) qu'il faut avoir le même niveau d'exigence (voir plus d'exigence encore) avec son chef qu'avec son équipe: tenir les horaires de réunion, mettre en place des objectifs raisonnablement ambitieux, échanger sur les bonnes tactiques, clarifier qui prend quelle responsabilité, etc. Bien entendu, tout cela doit se faire avec diplomatie et fermeté, sans jamais brandir de menace (le "si tu ne me donnes pas satisfaction, je démissionne" est un argument catastrophique... on démissionne, on ne menace pas de démissionner). L'argument suprème reste l'intérêt général de l'entreprise pour laquelle vous travaillez.

Je donnerai quelques exemples de ces propos un de ces jours...