Manager son temps - Laurent de Rauglaudre

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Jeudi 9 octobre 2008

Investir maintenant...

En ces temps de crise, il est de bon ton de tomber dans le catastrophisme. Les peurs nourrissent les peurs. Pourtant, dans les pires des situations, la vie continue, des projets se réalisent, des entreprises et des hommes et femmes travaillent, des concurrences s'exacerbent. Or, si peu à peu les produits se valent, des différences s'opèrent dans la capacité des êtres humains à affronter les épreuves, à rester créatifs, à continuer de négocier et à chercher des solutions, à accueillir avec le sourire.

Investir dans le développement personnel de ses collaborateurs devient donc une priorité. Je sais, à l'heure où je vous écris, alors que toutes les bourses font régner la terreur de la récession, dans toutes les entreprises, les directeurs financiers doivent lancer une vaste "chasse au gaspi". Et la première ligne analysée et cisaillée sera "formation et conseil". Ce choix s'impose d'évidence, puisque très facile. Profiter de la crise pour décider d'arréter ces projets que l'on continue sous prétexte que "tu as vu tout ce qu'on a déjà investi ! On ne peut plus arréter maintenant !", creusant ainsi un déficit annoncé, trancher dans ce vif là, est certes plus difficile.

Gageons que certains managers éclairés profiteront des temps difficiles pour investir sur leur meilleure matière : leurs équipes. C'est l'heure de travailler la performance. Pour cela, la formation à l'optimisation du temps reste un must.

Noyés dans la tourmente du quotidien, stressés par la crise qui ne quitte ni les ondes ni les journaux, pressés de terminer mille et unes actions à faible rendement, nos équipes ont besoin de ce recul qui donne la valeur au "comment je m'y prends, comment s'y prend-on ensemble ?". Investir dans la performance individuelle et collective, investir maintenant, n'est-ce pas créer ce petit différentiel par rapport à nos concurrents, pressés comme nous de toutes parts, ce petit différentiel qui va booster notre position relative sur le marché...

Par Laurent de Rauglaudre - Publié dans : Manager son temps
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Lundi 22 septembre 2008

L’entreprise du savoir, coupable hypocrisie...

J’ai récemment terminé l’animation d’une formation à “l’optimisation du temps”. A chaque fois, c’est un chantier risqué. Elever la conscience des participants qu’être la victime plus ou moins consentante, non pas de la tyrannie des autres, mais de nos propres peurs et limites, tout en leur donnant quelques pistes de reprise en main, demeure un défi. On est face à soi-même et à ses contradictions quand on essaie d’ouvrir le champ de vision de nos partenaires de vie. Qui suis-je donc pour oser questionner les autres, alors que j’ai mal à mes propres tourments ?

Pourtant, il faut bien reconnaître que si cette formation appelle des réactions souvent houleuses en introduction, elle finit par ébranler les plus sceptiques. Ce mot là “sceptique” était encore bien présent dans les attentes de la dernière session. De même que “on me l’a imposée”. Sommes-nous si sûrs de nous et de notre manière de faire pour ne pas donner une chance à une nouvelle approche, sommes-nous si soumis pour ne pas discuter avec notre “hiérarchie” ?

Je m’en suis encore tiré... un participant sceptique m’a discrètement dit à la pause qu’il allait tenter de clarifier ses propres objectifs. Un turbulent finissait la formation avec de nombreuses interrogations sur sa manière d’agir, sur la “forme”. Un autre plus posé alignait sa liste de prises de conscience. Nous nous retrouvons dans quelques mois pour faire le point, tentative d’ancrage pour ce qui est le plus difficile : changer nos façons de faire (et donc de voir).

Nous avons parlé méthode bien sur. Mais tout cela n’a guère d’importance. Ce que je crois c’est que nos attitudes, nos capacités à sortir de nos zones intimes de confort et de douleurs, sont au coeur. Pourtant, tout cela est absent de la politique d’investissement au profit des entreprises. J’en prends pour preuve la ridicule aberration de la convention de formation qu’il m’a fallu modifier 3 ou 4 fois. Cette convention, rappelons-le, permet à l’entreprise d’être remboursée par les organismes officiels. Ceux-ci ont en charge la très noble tâche de distribuer la manne étatique pour le bienfait du développement des collaborateurs. Les agents en charge ne sont pas en cause, mais bien la politique de répartition de la manne céleste. En effet, j’ai dû, peu à peu, retirer du “programme officiel” présenté dans la convention, tous les termes relatifs à “l’attitude”, le “comportement”, le “développement de l’efficacité personnelle”, le mot “personnel” d’ailleurs était lui-même proscrit. Tout cela au bénéfice des mots “connaissances”, “savoirs”, “méthode”. Cela me rappelle les éternels débats français sur l’école, qui privilégie le bourrage de crâne à l’apprentissage de la vie. A ce propos, nous avons mis 2 enfants dans une école Steiner... une “renaissance” de l’intérêt pour l’école (fin de digression).

Bien entendu, si j’ai modifié les conventions de formation pour qu’elles soient propres et nettes - et que mon client soit remboursé des efforts qu’il investit pour le développement de ses cadres, je n’ai pas changé les fondamentaux de la session. Les participants ont-ils intégré une méthode ? Probablement. Est-elle universellement efficace ? Ce serait bien prétentieux que répondre par l’affirmative. Les participants vont-ils tous changer ? Répondre “oui” friserait l’imposture. Une bonne partie est-elle rentrée avec quelques questions personnelles à approfondir ? Sans doute. Quel sera l’impact de cette formation sur l’efficacité des stagiaires ? J’ai envie d’inverser le propos : qu’a-t-on retenu des milliers (dizaines de milliers) d’heures où des prophètes du savoir nous ont contraints à les écouter, sans consulter notre intérêt ? L'impact de la formation sera, je crois, ce que chacun en décidera...

“Optimiser son temps”, n’est-ce pas simplement observer ce que l’on fait de notre vie, et par petites touches, tenter d'infléchir ce qu'on peut ?
L’entreprise du savoir...

Par Laurent de Rauglaudre - Publié dans : Manager son temps
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Vendredi 11 avril 2008

A propos de l'urgence et de l'importance, histoire de cailloux...

Un vieux professeur fut engagé pour donner une formation sur "La planification efficace de son temps" à un groupe de 15 dirigeants de grosses compagnies nord-américaines. Ce cours constituait l'un des cinq ateliers de leur journée de formation. Le vieux professeur n'avait donc qu'une heure pour "passer sa matière".

Debout devant ce groupe d'élite (prêt a noter tout ce que l'expert allait enseigner), le vieux professeur les regarda un par un, lentement, puis leur dit: "Nous allons réaliser une expérience".

De dessous la table qui le séparait de ses élèves, le vieux prof sortit un grand récipient de plusieurs litres qu'il posa délicatement en face de lui. Ensuite, il sortit environ une douzaine de cailloux à peu près gros comme des balles de tennis et les plaça délicatement, un par un, dans le grand pot.

Lorsque le récipient fut rempli jusqu'au bord et qu'il fut impossible d'y ajouter un caillou de plus, il leva lentement les yeux vers ses élèves et leur demanda : "Est-ce que ce pot est plein?". Tous répondirent: "Oui". Il attendit quelques secondes et ajouta: "Vraiment ?"

Alors, il se pencha de nouveau et sortit de sous la table une corbeille remplie de gravier. Avec minutie, il versa ce gravier sur les gros cailloux puis brassa légèrement le pot. Les morceaux de gravier s'infiltrèrent entre les cailloux... jusqu'au fond du pot.

Le vieux prof leva a nouveau les yeux vers son auditoire et redemanda: "Est-ce que ce pot est plein?".

Cette fois, ses brillants élèves commençaient à comprendre son manège. L'un d'eux répondit: "Probablement pas!". "Bien!" approuva le vieux prof.

Il se pencha de nouveau et cette fois, sortit de sous la table un sac de sable. Avec attention, il versa le sable dans le pot. Le sable alla remplir les espaces entre les gros cailloux et le gravier. Encore une fois, il demanda: "Est-ce que ce pot est plein?".

Cette fois, sans hésiter et en choeur, les brillants élèves répondirent: "Non!". "Bien!" renchérit le vieux prof. Et comme s'y attendaient ses prestigieux élèves, il prit le pichet d'eau qui était sur la table et remplit le pot jusqu'à ras bord. Le vieux prof leva alors les yeux vers son groupe et demanda: "Quelle grande vérité nous démontre cette expérience?"

Pas fou, le plus audacieux des élèves, songeant au sujet de ce cours, répondit: "Cela démontre que même lorsque l'on croit que notre agenda est complètement rempli, si on le veut vraiment, on peut y ajouter plus de rendez-vous, plus de choses à faire".

"Non" répondit le vieux prof. "Ce n'est pas cela. La grande vérité que nous démontre cette expérience est la suivante: "Si on ne met pas les gros cailloux en premier dans le pot, on ne pourra jamais les faire entrer tous, ensuite". Il y eut un profond silence, chacun prenant conscience de l'évidence de ces propos.

Le vieux prof leur dit alors: "Quels sont les gros cailloux dans votre vie ? Votre santé ? Votre famille ? Vos amis ? Réaliser vos rêves ? Réussir dans votre travail ? Faire ce que vous aimez ? Apprendre ? Défendre une cause ? Devenir riche ? Prendre le temps ? Ou... tout autre chose ?

Ce qu'il faut retenir, c'est l'importance de mettre ses gros cailloux en premier dans sa vie, sinon on risque de ne pas réussir...sa vie. Si on donne priorité aux peccadilles (le gravier, le sable), on remplira sa vie de peccadilles et on n'aura plus suffisamment de temps précieux à consacrer aux éléments importants de sa vie. Alors, n'oubliez pas de vous poser à vous-même la question : "Quels sont les gros cailloux dans ma vie ? Ensuite, mettez-les en premier dans votre pot (votre vie)".

D'un geste amical de la main, le vieux professeur salua son auditoire et lentement quitta la salle.

(cette fable est tirée des conférences de Stephen Covey)

Par Laurent DE RAUGLAUDRE - Publié dans : Manager son temps
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Jeudi 15 novembre 2007

Apprendre à taper sur un clavier...

Chacun d'entre nous passe désormais un temps considérable à taper sur un clavier. Et la très grande majorité regarde le clavier et pas l'écran ! Les meilleurs utilisent 2 doigts de chaque main... Aussi paradoxal que celà puisse paraître, je n'entends aucun enfant, aucun ado ou jeune étudiant me dire avoir un apprentissage sur la frappe au clavier à l'école ou à l'université. A ma connaissance, pas beaucoup d'entreprises non plus qui investissent sur ce sujet.

Pourtant, le gain de productivité est évident. Il existe des quantités de logiciels, y compris gratuits, qui permettent l'auto-apprentissage. Alors quoi ? Pourquoi ce cursus, comme "apprendre à écrire", n'est-il toujours pas dans les moeurs ? Pourquoi passe-t-on toujours plus de temps à apprendre des contenus, qu'à s'approprier des habiletés comme celle-ci ?

Encore un gisement inexploité de progrès, simple mais efficace. C'est un effort bien sur, mais à considérer comme un super investissement...

A propos, j'ai utilisé la version démo de Typing Master pour apprendre. Un produit ludique et facile.

Par Laurent DE RAUGLAUDRE - Publié dans : Manager son temps
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Vendredi 26 octobre 2007

Ils me disent "je n'ai pas le temps"...

Offre de formation

"Je n'ai pas le temps" ou "je ne prends pas le temps". Affaire de priorités et d'attitudes, le bon emploi de son temps passe par des prises de conscience et des mises en place de pratiques qui améliorent très significativement l'efficacité personnelle et d'équipe. En se formant à l'optimisation du temps, les collaborateurs confrontent en équipe ce que signifie une "activité à haut rendement".

La formation permet de tester et mettre en place de bonnes pratiques :

    - faire de l'agenda un puissant outil d'organisation personnelle;
    - apprendre à traiter la chronophagie et la lifophilie (last in, first out);
    - développer ses capacités de négociation et de délégation;
    - apprendre à dire un non "positif";
    - se fixer et tenir des objectifs;
    - optimiser l'utilisation de la messagerie électronique (objectif : 20 messages par jour);
    - ancrer les réflexes d'anticipation, de préparation et d'engagement.

Dispensée sur 3 jours - dont une journée décalée 2 à 3 mois après la session, la formation à l'optimisation du temps combine le changement profond de comportement personnel avec le développement d'une nouvelle culture d'entreprise.

Alors... une action de formation à l'optimisation du temps maintenant, pourquoi pas ?
    --> c'est un outil tactique pour amener les collaborateurs à prendre du recul sur leur efficacité personnelle et d'équipe;
    --> la différence entre entreprises réside de plus en plus sur les attitudes que sur les qualités intrinsèques des produits, aiguiser les attitudes est donc un investissement prioritaire;
    --> Innovation Consultants s'appuie sur une expérience de 25 ans sur le sujet de l'optimisation du temps, basant la formation davantage sur le changement profond des attitudes que sur les trucs et astuces (même si le partage de trucs et astuces nourrit la session);
    --> parce qu'en fin d'année, il reste des budgets formation à utiliser avec finesse...

3 jours, jusqu'à 12 participants, 6000€, pourquoi se priver ? Ci-joint un descriptif détaillé de la formation.

A bientôt sur nos agendas pour "prendre le temps" de réserver les prochaines dates de formation...

Par Laurent de Rauglaudre - Publié dans : Manager son temps
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Mardi 16 octobre 2007

De la réflexion au réflexe...

Je prends chaque semaine un cours de guitare. L'autre jour, mon prof de jazz me dit: "il s'agit de passer de la réflexion au réflexe..."

Maitriser une gamme de ré mineur ou Misty d'Errol Garner, cela veut dire que les doigts glissent sur le manche comme un réflexe, que je ne réfléchis plus. Avant d'y arriver, je fais des centaines de fois les mêmes gestes. Et ensuite, j'ai l'impression de commencer à faire un peu de musique. Misty, je le travaille depuis plus d'un an. Je suis encore dans la "réflexion", et toujours pas dans le "réflexe". Un an...

Tout cela est d'une rare évidence pour chacun d'entre vous, bien sur...

Pourtant, il en est de même au boulot, mais on n'y pense guère. Le progrès passe par le fait de glisser de la réflexion au réflexe, pour quelques basiques comme...

- écouter l'interlocuteur jusqu'au bout avant de prendre position,
- préparer une réunion,
- consigner toutes ses actions dans son agenda,
- prévenir même si on n'a que 5 minutes de retard,
- dire un "non positif" (voir article à se sujet plus bas),
- clarifier et reclarifier les objectifs,
- nettoyer sa boite d'arrivée de courriels,
- etc, etc...

Or, comme la musique, passer de la réflexion au bon réflexe professionnel cela veut dire:

1 - s'approprier intellectuellement ce qui est nécessaire pour devenir plus efficace (cela passe par la formation, la lecture, l'accompagnement - sans mon prof de guitare, point de progrès);
2 - mettre en place de nouvelles pratiques - pas trop à la fois;
3 - faire ses gammes, refaire ses gammes, refaire ses gammes, refaire ses gammes, refaire ses gammes, refaires ses gammes, ...
4 - boucler sur l'étape 1 :-)

Et comme en musique, il faut du temps. Le réflexe ne vient pas sans réflexion, travail et temps. Bon, je retourne bosser mes gammes...

Par Laurent DE RAUGLAUDRE - Publié dans : Manager son temps
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Dimanche 16 septembre 2007

Je n'ai pas le temps...

Le Misérable Employé : - chef, je n'ai pas eu le temps !
Le Chef Bienveillant : - tu n'as pas pris le temps tu veux dire.
Le ME : - oui, enfin c'est pareil, je n'ai pas eu le temps de le faire.
Le CB : - avoir le temps, prendre le temps, c'est pareil pour toi ?
Le ME : - ben, oui, j'ai trop de boulot quoi !
Le CB : - comment fixes-tu tes priorités ?
Le ME : - je ne peux pas fixer de priorité, j'ai trop de boulot, tout est prioritaire...
Le CB : - as-tu besoin d'un conseil pour ton organisation personnelle, d'une formation, d'un soutien particulier ou d'un arbitrage ?
Le ME : - on voit bien que tu n'es pas à ma place ! Où est-ce que je vais trouver le temps d'aller en formation ou de m'organiser ?
Le CB : - puis-je te faire une suggestion ?
Le ME : - si c'est rapide...
Le CB : - si on prenait ensemble le temps de regarder tes priorités, là maintenant, tout de suite, sans attendre.
Le ME : - mais c'est impossible, je suis en retard.

Bien entendu, tout ceci n'arrive jamais dans le monde réel... Avoir le temps, prendre le temps, éternelle ritournelle, éternel débat. N'est-il pas confortable de se cacher derrière ce temps qui nous échappe au lieu de clarifier ce que l'on veut faire de notre travail, de notre vie ? Quelle douce saveur que de renvoyer les responsabilités dans les mains des autres : notre boss, notre client, nos collègues, la technique, l'administration,... Ne peut-on prendre le temps de choisir notre temps ?

Le temps, une décision ou non ?

Par Laurent DE RAUGLAUDRE - Publié dans : Manager son temps
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Mercredi 14 mars 2007

Mille et une manières de se remettre en cause...

Plusieurs semaines que j'essaie de le joindre... rien à faire, il ne répond ni à mes messages téléphoniques ni à mes courriels. Or, à chaque fois qu'on a discuté, il semblait très motivé pour continuer nos échanges et pour qu'on bosse ensemble.

J'ai 2 options en tête : soit je l'accuse de tous les maux de la terre en l'affublant de tous les noms d'oiseaux que j'ai à mon répertoire... soit je change de tactique. Réfléchissons : pourquoi n'arrive-je pas à le joindre ? Refuse-t-il de me parler ou est-il vraiment débordé ? Est-il vraiment intéressé à bosser avec moi ou me fait-il des non-réponses diplomatiques ?

Incapable de comprendre une réponse qui ne m'est pas clairement donnée et qui se prête à des interprétations différentes, j'opte dons pour le changement de tactique. Habituellement, je fais mes appels téléphoniques en fin de matinée ou dans l'après-midi. Affaire de métabolisme personnel et d'habitude de travail.

Je tente autre chose : je l'appelle à 8h15 le matin. 2 fois de suite, je tombe directement sur lui, très chaleureux et content de m'entendre. Son ton ne parait pas "diplomatiquement correct", il est sincèrement désolé de n'avoir pas avancé sur "mon dossier" - preuve supplémentaire s'il en est... qu'il a besoin de mes services en matière d'optimisation du temps :-)...

Dans nos échanges successifs, j'adopte désormais l'encerclement : appel tôt le matin ou envoi de courriel associé à un sms et/ou un chat en forme de clin d'oeil sur skype. Nous finirons par faire affaire, j'en suis sûr, et ma démarche commerciale se sera enrichie d'un nouvel atout...

Par Laurent de Rauglaudre - Publié dans : Manager son temps
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Vendredi 2 février 2007

Plus de post-it sur le bureau

Ce matin, je prends une grande résolution : je vais éliminer tous les post-it de ma table de travail. Voyons, voyons, il y en a... 14 seulement ce matin.

1 - appeler tante Josette pour le déjeuner de samedi
2 - objectifs prochain trimestre
3 - specs 237, rapp Serge urg
4 - serv info: rév version pc
5 - rappelle ton chef (jules 15h30)
6 - idée: réunion équipe projet Juju
7 - rappelle ton chef (simone 18h)
8 - 26/10, rv client Bordeaux
9 - projecteur en panne, salle réunion
10 - classer dos fourniss
11 - zut, illisible
12 - dates réunion équipe: 5/7, 9/9, 11/10
13 - client
14 - planif vac
.......................

Chacun de ces post-it est un perturbateur psychologique. Il n'est pas inscrit dans le plan de travail, il est sous les yeux, il ne présente pas le caractère d'urgence ou d'importance auquel il a droit. En tout cas, il est facteur de stress. Tout doit disparaître !

Chaque post-it doit se transformer en une action. Chaque action est reportée dans l'agenda à la date appropriée. Rappeler le chef, c'est surement pour ce matin! Classer les dossiers fournisseurs, c'est sans doute à planifier pour un jour calme. Enregistrer les dates de réunions de l'équipe dans l'agenda, c'est à faire immédiatement. Réserver du temps pour préparer la réunion client du 26, c'est à faire sans attendre.

Etc...

La chasse aux post-it et la concentration des actions dans l'agenda: une arme anti-stress...

Par Laurent DE RAUGLAUDRE - Publié dans : Manager son temps
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Dimanche 28 janvier 2007

Avoir le temps, prendre le temps...

Presque chaque jour, j'entends cette ritournelle autour de moi: "je n'ai pas le temps..."

Et presque à chaque fois, je lance la question: "tu n'as pas le temps ou tu ne prends pas le temps ?" Doit-on subir le temps qui passe et s'en plaindre jusqu'à la fin ? Doit-on chaque jour passer à coté de sa vie ?

"Faire de la musique, lire un bouquin, jouer au lego avec mon fils, préparer les objectifs du prochain trimestre, inviter mon amoureuse au restaurant, repeindre la cage d'escalier de la maison, simplifier ce tableau de bord incompréhensible, où puis-je mettre cela dans ma journée... J'ai déjà 45 courriels à répondre, une réunion de 3 heures imposées par mon boss (et inutile d'ailleurs), 2 heures de bouchons pour aller et revenir du boulot, et bla bla bla et bla bla bla..."

Tant qu'on ne clarifie pas ce que l'on veut faire de sa vie, de sa carrière, tant qu'on ne travaille pas sur ses objectifs, qu'on ne visualise pas ce que l'on veut obtenir comme résultat pour une date donnée, tant qu'on regarde en arrière et qu'on se cherche des justifications pour expliquer pourquoi on n'y arrive pas, en effet, on n'a pas le temps.

Juste une suggestion: tout à l'heure, demain, dans une semaine, prenez 2 heures, éteignez le téléphone, ne regardez pas votre messagerie électronique, isolez-vous, prenez une feuille de papier: 2 lignes (ce que j'aime faire, ce que je n'aime pas faire), 2 colonnes (ce que je fais bien, ce que je fais moins bien). Remplissez les cases. Dans la case "ce que j'aime faire/ce que je fais bien", posez-vous la question de ce que vous voudriez réaliser dans les 6 prochains mois. Soyez hyper concret, il ne s'agit pas de concept philosophique. Quand vous visualisez ces résultats, transformez-les en objectifs, puis en action à réaliser. Enfin, prenez votre agenda et réservez du temps dans l'agenda (intelligemment choisi) pour faire ces actions. Donc prenez des engagements avec vous-même dans votre agenda sur les 6 prochains mois pour réaliser ces objectifs. Les 2 heures sont passées ? Comment ça va ?

Tiens, vous avez eu le temps de travailler sur l'essentiel car vous avez pris le temps...

Par Laurent DE RAUGLAUDRE - Publié dans : Manager son temps
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