Tentons une hypothèse: recevoir beaucoup de courriels, ne serait-ce pas un symptôme ? Un symptôme qui révélerait quelques aspects de notre modèle de management:

- quel sont les outils de communication (écrit/oral) que je privilégie dans les événements quotidiens (information, crise, planification, ...) ?

- quel est mon modèle de délégation ?

- comment j'organise mon temps de travail ?

- quel est mon rapport au "pouvoir" ?

- combien de temps est-ce je consacre à m'approprier les nouvelles technologies (webconf, texto, téléphone, videoconf, outils collaboratifs, weblog...) ? La messagerie est-elle la réponse à toute communication ?

Le courriel pléthorique: un zeste d'ajustement n'est-il pas nécessaire ?

L'objectif demeure: 20 courriels reçus par jour maximum ?

Laurent

Encore un peu de ménage dans la messagerie électronique...

Recevoir des accusés de réception ne fait qu’encombrer le courrier d’arrivée (et on garde l'objectif de 20 messages reçus par jour maximum), et ne fonctionne pas avec toutes les messageries. Par ailleurs, l'accusé de réception ne garantie ni que votre destinataire a compris votre message, ni qu'il va agir. C'est en réalité un faux outil de ré-assurance de l'expéditeur.

Si vous n’avez pas de réponses quelques jours après votre envoi, renvoyez le courriel avec une remarque ferme et gentille rappelant que vous attendez une réponse, ou passez un coup de fil. La messagerie est maintenant d'un usage professionnel tellement courant que tout le monde la regarde.

On est responsable du nombre de courriels qu'on reçoit, n'est-ce pas ?

Laurent

NB: clin d'oeil à un étudiant d'Euromed assistant à mon cours de management de projet l'autre matin...

Courriel

Notre objectif est toujours de recevoir 20 courriels par jour maximum...

Combien avez-vous de messages dans votre "boite d'arrivée (inbox)" ? Et combien dans votre dossier "éléments envoyés (sent items)" ?

- moins de 20 --> vous êtes un champion de l'utilisation de la messagerie !
- de 20 à 50 --> vous avez un travail de ménage à faire...
- de 50 à 100 --> la situation est en train de vous échapper...
- 100 à 3000 (j'en ai vu) --> vous ne maitriser plus la situation...

La messagerie a besoin d'un ménage régulier. Et les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)"  et "sent items" sont clés pour la gestion de la messagerie et de son temps.

Tous les messages en "boite d'arrivée (inbox)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si je n'ai pas encore ouvert un message, il va falloir que je le fasse :-)
--> si j'ai ouvert un message et le laisse en "boite d'arrivée (inbox)", c'est parce que j'ai besoin de réfléchir avant d'agir, c'est qu'il me manque une information.
Traiter les messages en "boite d'arrivée (inbox)" = répondre, consigner une action dans l'agenda, supprimer ou classer le message reçu.

Le dossier "éléments envoyés (sent items)" est le plan d'actions de la messagerie. Tous les messages en "éléments envoyés (sent items)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si le message est toujours dans ce dossier, c'est que j'attends une réponse;
--> si je n'ai pas de réponse dans un délai raisonnable (dépendant de l'objet du message), je relance par téléphone ou par courriel, et je supprime l'ancienne version du message.
Quand l'action est traitée, je supprime ou je classe le message.

Le ménage dans les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)" et "éléments envoyés (sent items)" se fait tous les jours.

D'expérience, quand le dossier "boite d'arrivée (inbox)"  ou "éléments envoyés (sent items)" contient plus de 20 messages, c'est que je n'ai pas fait le ménage. Et 20 actions en cours, de manière permanente, c'est gérable. Au delà, il y a probablement un travail à faire sur son modèle de délégation.

Dernier truc: quand vous envoyez un message qui n'a pas besoin de suivi ni d'être conservé (vous avez répondu juste "merci", vous envoyez une blague à un copain, etc...), décochez l'option "enregistrez le message dans éléments envoyés". Cela évite l'encombrement du-dit dossier.

Je ne sais pas si vous avez remarqué, mais on continue de recevoir, dans nos échanges de courriel, des fichiers aux noms ésotériques. Au début des années 80, deux jeunes adversaires ont créé des systèmes d'exploitation concurrents: vous les avez reconnus Mac OS et MS-DOS.

Le premier a été conçu pour être accessible à tout le monde, le second pour être configurable par les informaticiens. Le second a gagné. Et le second a imposé ses normes. Donc le nom d'un fichier devait avoir une longueur courte (je ne me rappelle plus bien, mais je crois 8 caractères maximum, contigüs). Des millions de personnes ont donc pris l'habitude de se tirer les cheveux pour trouver des noms courts et significatifs pour les fichiers. Exercice pas facile dans la durée...

Depuis le début des années 2000 (donc plus de 15 ans après Mac OS), on peut appeler son fichier comme on veut sur Windows - auparavant, c'était du bricolage qui marchotait sur une patte. Et bien, et bien, beaucoup de gens continuent de donner des noms courts et ésotériques à leurs fichiers. Cela, bien entendu, complique la gestion et le partage de données.

J'encourage à ne pas nommer un fichier:

"sm5_client1.doc"

mais plutôt...

"Client 1 - Offre de service en maintenance numéro 5"

C'est plus clair pour tout le monde, non ?

Deux remarques pour finir:

- décidément, il est toujours bien difficile de changer des habitudes... (appelez votre coach habituel :-))

- certains éditeurs ne sont-ils pas gravement responsables de pertes énormes de productivité dans les entreprises (pertes évidemment incalculables),  car au lieu de penser "méthode efficace", ils raisonnent "multitude de fonctionalités"...

Vieux débat... En tout cas, donner l'instruction que les noms fichiers doivent avoir un nom de baptême très clair, est une saine mesure pour le travail en équipe !