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14 mars 2013 4 14 /03 /mars /2013 09:40

Elle a pris une part prépondérante de notre environnement. Yoda, maitre Jedi de la guerre des étoiles (film très symbolique) dirait : intrusifs, invasifs, mes mails sont !

 

trop de mailsLe diagnostic est là. Nous recevons trop de courriels (mot que je préfère à l'utilisation de l'anglais mail). Quand le diagnostic est fait, que le symptôme est circonscrit, reste à trouver la cause. Traiter la cause profonde demeure toujours plus efficace que couvrir le symptôme d'une crême adoucissante.

 

Quel est votre analyse ? Selon vous quelle est la cause principale d'envahissement de votre messagerie électronique ? Pourquoi fondamentalement recevez vous tant/trop de courriels ?

 

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Published by Laurent de Rauglaudre - dans Manager son courriel
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commentaires

Karim 26/05/2015 23:51

Bonjour,

Je n'ai pas d'analyse à proposer mais une solution... ne pas lire ses mails, tout simplement (au moins 80% des mails).

Fût un temps ou je recevais jusqu'à 250 mails par jours… impossible de tout lire.

Mail professionnel:
- 10% de spams (envois massifs)... problème réglé avec un bon anti-spam.
- 5% de spams ciblés... problème réglé en envoyant directement les mails dont je ne connais pas le destinataire à la poubelle (sans même l'ouvrir). Pour ceux qui insiste, menacer de se plaindre à la CNIL fonctionne toujours.
- 5% de newsletter... au début ça parait être une bonne idée d'être tenu informé automatiquement, mais au final ça n'apporte pas tant que ça: problème réglé en se désinscrivant de toutes les listes.
- 10% de rapport (SI et télécoms)... problème réglé en ne paramétrant les systèmes pour envoyer les alertes sérieuses type échecs ou warning.
- 20% de message ou je suis en copie... problème réglé en supprimant le mail sans même le lire (si je ne suis pas le destinataire principal ou si trop de personnes sont destinataires cela signifie que le média n'est pas le bon - les infos intranet sont là pour ça)
- 20% de mail sans aucune importance (combien de mails lus où l'on se dit... et alors?)... problème réglé en supprimant le mail.
- 10% de mail sans réelle importance (ou l'on se dit... il/elle aurait pu me le dire au détour d'un couloir)... problème réglé en supprimant le mail.

Reste environ 20% de mail:
- Les mails perso
- Les mails importants (généralement envoyés par un responsable ou le responsable en seul CC)
- Les mails fournisseurs/contractants/clients
- Les mails rappels (suite à un RDV par ex.)

Il suffit de faire le tri (automatique bien évidement) sur :
- Le nom des expéditeurs (ex: le client, les directeurs de services, membres de l'équipe, etc.)
- Et les objets du message (en imposant, par ex, que l'objet contienne le nom du projet: on explique que sinon on ne lit pas).

En procédant ainsi on se rend compte que nombre de messages n’ont finalement aucune importance.

Et si par hasard, un mail important passait à la trappe… vous pouvez être sur que l’expéditeur vous demandera (par tél ou au détour d’un couloir) :
- dis… tu as bien lu mon mail ?
- Lequel ?
- Celui qui…
Et finalement la personne vous explique ceci de vive voix.
Ou utiliser l’excuse suivante si la personne le prend mal : j’ai reçu plus de 500 mails cette semaine, j’ai pas vu passé le tien.

En faisant la sourde oreille, on est catalogué comme « emailophobe » et automatiquement le volume d’email baisse.

Inconvénient… certains se rabattent sur le téléphone.
Solution: se mettre sur messagerie et utiliser la même politique que pour l’email.

En général, les gens comprennent qu’il faut arrêter de nous contacter pour un oui ou pour un non.

signs of pregnancy 30/09/2014 14:22

The main cause of flooding is the email ID is, it got to the other users. I never thought of having a base like this until i reach this site. I want to know more about this. Tell me how to stop this.

Laurent de Rauglaudre 28/05/2015 12:03

Excellentes suggestions :-)
Merci de la contribution...

Laurent

laurent 27/03/2013 15:47


Bravo pour tous ces commentaires Prisca... en synthèse, le courriel est un outil.


Dans le domaine de la communication, c'est un outil extraordinaire. Cependant, s'il ne vient à personne l'idée d'utiliser un tournevis quand on a besoin d'un marteau, il semble que l'usage ait
transformé le courriel en outil à tout faire : bien entendu, c'est une fausse piste. La boite à communication est pleine d'outils, chacun a sa place...

Prisca 26/03/2013 08:46


Voici mes commentaires sur le PDF.


- Outils collaboratifs: mon associé et moi-même utilisons Google Drive sans conviction (peu convivial). Quelqu'un utilise-t-il une autre plateforme plus performante? Je pense notamment à
Evernote. Merci de vos retours.


- Prendre son téléphone: excellente idée, même quand il n'y a pas de courriel polémique à la clé. Une copine marocaine me disait qu'elle essayait dâller voir les gens au lieu de leur téléphoner,
pour renforcer son réseau social. Version nord-européenne, ça donne (à mon avis): téléphoner aux gens au lieu de leur répondre par mail.


- Agenda partagé en ligne: oui. En Suisse, le système Doodle (doodle.com) est très répandu, aussi bien dans le contexte professionnel que privé, scolaire (RV des maîtresses avec les parents). En
France aussi?


- Faire preuve d'empathie: ah, ça, oui! Je dirais aussi: plus l'interlocuteur (en général: l'interlocutrice) est "bas" dans la hiérarchie (jeunes secrétaires, jeunes stagiaires), plus c'est
important d'être fiable, réactif, sympa. Je dirais aussi qu'il ne faut pas hésiter à adopter leurs codes linguistiques (tutoiement, etc.).


- Pierre et le Loup: alors là, je sèche. Je vais le relire ce soir avec une prospect d'âge idéal (7 ans 1/2).


- L'humour à bannir: pas tout à fait d'accord. Le cynisme, les remarques acerbes (surtout quand les langues maternelles de l'émetteur et du récepteur sont différentes): à bannir absolument. Mais
l'humour dans la forme, dans le style, un peu de légèreté, c'est appréciable.


- Les commentaires dans le corps du texte: très bien. Entre *** ou dans une autre couleur.


- Message de confirmation avec indication du délai de réponse requis: un outil hyper pro qui fait des miracles.


- L'option de réception: utile à mon avis quand l'interlocuteur attend une réponse urgente (dans mon cas une traduction) et que je ne veux pas quitter le bureau avant d'être sûre et certaine
qu'il a reçu et ouvert mon message.


- Abandonner le classement des courriels: why not. Mais s'il ne devait rester qu'une catégorie chez moi, ce serait: "Messages sympas": un fourre-tout dans lequel je dépose les messages sympas
(clients, famille, voisins, compliments, etc.) depuis des années. Je les consulte les jours de blues et je vous promets que ça rebooste le moral!

laurent 25/03/2013 18:24


Mon avis sur la réponse de Dnla : éduquer ses collaborateurs passe par leur expliquer qu'il est inutile qu'ils mettent leur chef ou la moitié du service en copie pour jusitifier de leur travail
(ou justifier de leur existence). Personne n'est suspect. A priori, tout le monde travaille. La mise en copie correspond à un acte et une intention délibéré, en aucun cas en un parapluie ouvert
(qui ne sert à rien).


Pour Prisca : je crois qu'un message bref de remerciement ou de félicitations est toujours utile. D'une part, il permet à l'interlocuteur d'être certain que le message a été lu à destination.
D'autre part, les messages positifs sont à développer. Recevoir un message positif ("bravo" - "encore merci pour cette contribution") nourrit la personne qui le reçoit. Cela n'encombre pas
puisque la lecture dure 5 secondes, l'impact collatéral est beaucoup plus important...

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