Courriel

Notre objectif est toujours de recevoir 20 courriels par jour maximum...

Combien avez-vous de messages dans votre "boite d'arrivée (inbox)" ? Et combien dans votre dossier "éléments envoyés (sent items)" ?

- moins de 20 --> vous êtes un champion de l'utilisation de la messagerie !
- de 20 à 50 --> vous avez un travail de ménage à faire...
- de 50 à 100 --> la situation est en train de vous échapper...
- 100 à 3000 (j'en ai vu) --> vous ne maitriser plus la situation...

La messagerie a besoin d'un ménage régulier. Et les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)"  et "sent items" sont clés pour la gestion de la messagerie et de son temps.

Tous les messages en "boite d'arrivée (inbox)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si je n'ai pas encore ouvert un message, il va falloir que je le fasse :-)
--> si j'ai ouvert un message et le laisse en "boite d'arrivée (inbox)", c'est parce que j'ai besoin de réfléchir avant d'agir, c'est qu'il me manque une information.
Traiter les messages en "boite d'arrivée (inbox)" = répondre, consigner une action dans l'agenda, supprimer ou classer le message reçu.

Le dossier "éléments envoyés (sent items)" est le plan d'actions de la messagerie. Tous les messages en "éléments envoyés (sent items)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si le message est toujours dans ce dossier, c'est que j'attends une réponse;
--> si je n'ai pas de réponse dans un délai raisonnable (dépendant de l'objet du message), je relance par téléphone ou par courriel, et je supprime l'ancienne version du message.
Quand l'action est traitée, je supprime ou je classe le message.

Le ménage dans les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)" et "éléments envoyés (sent items)" se fait tous les jours.

D'expérience, quand le dossier "boite d'arrivée (inbox)"  ou "éléments envoyés (sent items)" contient plus de 20 messages, c'est que je n'ai pas fait le ménage. Et 20 actions en cours, de manière permanente, c'est gérable. Au delà, il y a probablement un travail à faire sur son modèle de délégation.

Dernier truc: quand vous envoyez un message qui n'a pas besoin de suivi ni d'être conservé (vous avez répondu juste "merci", vous envoyez une blague à un copain, etc...), décochez l'option "enregistrez le message dans éléments envoyés". Cela évite l'encombrement du-dit dossier.