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4 août 2006 5 04 /08 /août /2006 10:49
Erreur de débutant...

Sachant que pas mal de managers travaillent début août, j'ai pris plusieurs rendez-vous pour cette première quinzaine. Le milieu de la période estivale est souvent propice au temps qualitatif de préparation de l'automne voire de l'année qui suit. Comme souvent, j'ai pris ces rendez-vous 3 ou 4 semaines à l'avance, confirmé par écrit quand nécessaire, etc...

Consciencieux, dès lundi, j'ai rappelé les interlocuteurs à rencontrer cette semaine. Seules, des boites vocales m'ont répondu. Je confirmai donc mes rendez-vous, demandant que clients ou prospects retournent mon appel au cas où ils auraient finalement un empêchement. N'ayant reçu aucun feed-back, j'ai conclus "c'est bon, les rendez-vous sont confirmés, j'y vais".

Et ça a marché pour la plupart, sauf un !

Evidemment, le rendez-vous manqué était celui pour lequel j'ai fait 200 km. Tant pis pour moi, ce fut une erreur de débutant. Il faut boucler la boucle. Tant qu'on a pas une confirmation formelle, le doute substiste. Le message vocal : "je serai donc là comme prévu ce mercredi à 14h, sauf si tu me rappelles pour modifier cet horaire" est insuffisant. L'autre partie doit renvoyer un signe, un "ok pour mercredi 14h" par SMS, ou un rappel téléphonique, ou un courriel.

Je connais cette règle, faute de l'avoir appliquée cette semaine, j'ai payé cash. Il est bien sur possible d'incriminer le client, le partenaire, le collègue qui n'a pas marqué le rendez-vous dans son agenda, ou qui n'a pas pris le soin d'infirmer son engagement. Bien sur... Cependant, ma conviction est qu'on est pleinement responsable de notre rose - il arrive qu'on prenne un météorite sur la tête, mais c'est rare. Souvent, on est très largement en position d'anticiper le risque.

Donc, boucler la boucle en envoyant par plusieurs canaux (courriel, messagerie vocale, sms) un message qui impose le renvoi d'une confirmation est une pratique à systématiser.

Message 1 - lundi matin (courriel et/ou boite vocale et/ou sms)
"Merci de me confirmer que notre rendez-vous de ce mercredi à 14h est toujours possible ."

Message 2 - mardi fin d'après-midi (boite vocale et/ou sms, car cela devient urgent)
"Je n'ai pas ta réponse pour notre réunion de ce mercredi 14h. Si je n'ai aucun signe de ta part avant mercredi 9h, je déduis que notre rendez-vous est reporté."

Simplissime pour éviter 200 km inutiles non ?

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Published by Laurent de Rauglaudre - dans Manager son temps
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commentaires

Nicorazon 12/08/2006 11:06

200 Km, ce n'est rien : juste 15 litres d'essence à 1 euro 40, soit 21 euros : le prix de 3 places de cinéma à Chambéry, 42 pains au chocolat à Novalaise, un bon roman à ma librairie préférée.Consolation : cela donnera un peu de sous aux compagnies pétrolières et à notre cher ministre des finances (msieur Breton) qui semblent si malheureux.Nicolas.PS. Avez-vous remarqué le nombre de gens qui se plaignent d'avoir trop de travail, mais qui sont incapables de partager ce qu'ils ont à faire...

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