Conseil en management
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Jeudi 1 mars 2007
Vous avez reçu un courriel (mail) qui vous met en cause, vous faites quoi ?
- Vous répondez en vous justifiant --> réponse 1
- Vous mettez en copie votre boss pour vous protéger --> réponse 2
- Vous entrez en dépression --> réponse 3
- Vous mettez le plus d'interlocuteurs possible en copie pour dénoncer à quel point tout cela est injuste --> réponse 4
Les réponses multiples sont possibles...
L'écrit stigmatise le problème, lui donne un caractère "juridique". L'excès d'utilisation du courriel fait oublier l'essentiel: la résolution des différents se trouve dans l'échange oral. A l'oral, on négocie. A l'écrit, on confirme les accords.
Bref, vous êtes mis en cause par courriel. Pourquoi ne pas inviter "l'agresseur" à prendre un café, discuter au téléphone, aller déjeuner ? Il est alors temps de chercher une solution ensemble, et de la publier une fois l'accord trouvé ce qui fera rudement monter votre côte auprès de votre boss, et de toutes les personnes interpellée en copie de "l'agression" initiale.
Plus facile à dire qu'à faire ? Sans aucun doute, mais la multiplication des courriels polémiques est un poison contreproductif, alors que votre retenue et la recherche de solution négociée fait grandir votre réputation de professionnalisme. Et vous avez les moyens d'agir.
On est responsable du nombre de courriels qu'on reçoit ! En particulier, en ne rentrant pas dans le jeu de la polémique.
Objectif: 20 courriels reçus par jour maximum !
par Laurent DE RAUGLAUDRE
publié dans :
Manager son courriel
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Commentaires
Bonjour, et merci pour votre blug qui est très sympa.
Je viens de lire votre dernier post, et je suis completement d'accord avec votre principe.
Par contre, je me "bats" avec le service qualité qui ne le comprends pas...nos équipes (et moi même) recevont des tonnes de rappel à l'ordre, très mal vécu, de notre responsable qualité régionnal..qui est par ailleurs très sympathique mais du coup la qualité est perçue comme un truc à remplir obligatoire et bien sur la direction est en copie de chaque mail. Ce qui renforce, à mon avis, l'aspect "tu ne l'as pas fait: montre tes doigts que je te mette un coup de regle"...
C'était juste un exemple qui montre bien à mon sens le coté agaçant de certain mails...
Au fait, quels est votre point de vue sur les système qualités dans les entreprises ?
Je viens de lire votre dernier post, et je suis completement d'accord avec votre principe.
Par contre, je me "bats" avec le service qualité qui ne le comprends pas...nos équipes (et moi même) recevont des tonnes de rappel à l'ordre, très mal vécu, de notre responsable qualité régionnal..qui est par ailleurs très sympathique mais du coup la qualité est perçue comme un truc à remplir obligatoire et bien sur la direction est en copie de chaque mail. Ce qui renforce, à mon avis, l'aspect "tu ne l'as pas fait: montre tes doigts que je te mette un coup de regle"...
C'était juste un exemple qui montre bien à mon sens le coté agaçant de certain mails...
Au fait, quels est votre point de vue sur les système qualités dans les entreprises ?
commentaire n° : 1
posté par :
loL
(site web)
le: 01/03/2007 11:42:04
Je ferai un article sur ce que je pense des systèmes qualités dans les entreprises. En 2 mots, je pense que ce sont des bonnes intentions réduites très souvent à leur aspect le plus dérisoire : "mesdames et messieurs, appliquez des procédures".
Tour un programme...
Tour un programme...
réponse de : Laurent de Rauglaudre (site web)
le: 12/03/2007 15:38:29
Laurent,
Je suis tout à fait d'accord avec ce point de vue.
Néanmoins, le problème est malheureusement plus profond que cela et il faut des solutions qui aillent au-delà du dialogue.
Cette formalisation par l'email s'inscrit dans la vague de fonds de judiciarisation croissante des relations.
J'ai connu personnellement une situation fortement désagréable dans une entreprise qui alignait les pertes d'un mois sur l'autre ; j'ai découvert une erreur très significative dans la comptabilité de la société ; elle n'était pas de mon fait mais de quelqu'un dans mon équipe. En signalant le problème au Groupe, j'ai du expliquer le problème et sa cause ; pour cela, il m'était demandé de fournir les emails justifiant de mon action ; une telle erreur appelait une sanction.
Heureusement, après une nuit blanche à esayer de comprendre, l'erreur n'a pas été confirmé mais l'esprit avait été posé....
sans emails (et sans intelligence humain du Groupe) je prenais directement la sanction.
Je te rassure ; je n'ai pas par la suite fait un usage plus intensif des emails.
un cas dans une entreprise en difficultés où le Groupe surveillait le moindre faux pas.
Je suis tout à fait d'accord avec ce point de vue.
Néanmoins, le problème est malheureusement plus profond que cela et il faut des solutions qui aillent au-delà du dialogue.
Cette formalisation par l'email s'inscrit dans la vague de fonds de judiciarisation croissante des relations.
J'ai connu personnellement une situation fortement désagréable dans une entreprise qui alignait les pertes d'un mois sur l'autre ; j'ai découvert une erreur très significative dans la comptabilité de la société ; elle n'était pas de mon fait mais de quelqu'un dans mon équipe. En signalant le problème au Groupe, j'ai du expliquer le problème et sa cause ; pour cela, il m'était demandé de fournir les emails justifiant de mon action ; une telle erreur appelait une sanction.
Heureusement, après une nuit blanche à esayer de comprendre, l'erreur n'a pas été confirmé mais l'esprit avait été posé....
sans emails (et sans intelligence humain du Groupe) je prenais directement la sanction.
Je te rassure ; je n'ai pas par la suite fait un usage plus intensif des emails.
un cas dans une entreprise en difficultés où le Groupe surveillait le moindre faux pas.
commentaire n° : 2
posté par :
La Chouette
(site web)
le: 01/03/2007 22:31:51
Tout à fait d'accord sur la dérive "judiciarisante" de notre société. On emboite le pas des américains en oubliant "qu'un mauvais accord vaut mieux qu'un bon procès".
C'est pour cela que j'interpelle les responsables d'entreprise : "attachez vous plus d'importance aux personnes qui se justifient qu'aux collaborateurs qui parlent de problèmes en proposant des pistes de solutions !"
Si dans mes attitudes de manager, j'encourage le stimuli de la justification, je vais mourir sous "l'emailite". Si j'encourage l'émergence de solutions, la recherche du travail collaboratif, la confrontation des idées et non l'affrontement des personnes, je crée un débat d'entreprise bien plus puissant.
Nous avons tous des anecdotes personnelle où la justification et les écrits nous ont été utiles. Ces anecdotes sont-elles nos victoires les plus glorieuses ?
C'est pour cela que j'interpelle les responsables d'entreprise : "attachez vous plus d'importance aux personnes qui se justifient qu'aux collaborateurs qui parlent de problèmes en proposant des pistes de solutions !"
Si dans mes attitudes de manager, j'encourage le stimuli de la justification, je vais mourir sous "l'emailite". Si j'encourage l'émergence de solutions, la recherche du travail collaboratif, la confrontation des idées et non l'affrontement des personnes, je crée un débat d'entreprise bien plus puissant.
Nous avons tous des anecdotes personnelle où la justification et les écrits nous ont été utiles. Ces anecdotes sont-elles nos victoires les plus glorieuses ?
réponse de : Laurent de Rauglaudre (site web)
le: 12/03/2007 15:46:19
Commentaires