Vendredi 8 septembre 2006
Bien souvent, en observant les agendas, je constate que les réunions s'enchainent comme pour une ronde effrenée et étourdissante. Cà rassure : mon agenda est plein de réunions avec les autres, donc mon rôle est essentiel.
Il est pourtant 2 bonnes pratiques qui permettent de mieux équilibrer son temps, et qui donnent de bons outils de concentration et de récupération :
1 - Fixer l'horaire de début et l'horaire de fin de chaque réunion
Il est rare que l'horaire de fin soit précisé quand on organise une réunion, ou s'il est précisé, il s'agit davantage d'une indication que d'un engagement. Hors, avec l'expérience, on sait le temps que doit durer telle ou telle réunion pour qu'elle soit productive. Alors il est bon de s'en tenir là.
A 9h, en début de réunion, rappeler qu'elle se termine à 10h30 est le meilleur moyen pour concentrer les regards sur l'essentiel de l'ordre du jour. Et si l'animateur utilise cet horaire de 10h30 comme un objectif à tenir, il peut tordre les digressions inutiles et systématiques.
2 - Laisser de la marge dans l'agenda
A 10h30, ma première réunion se termine. La suivante démarre donc à 10h30, d'autant que je suis un animateur hors pair et que je vais tordre les digressions :-)
Ce n'est pas sérieux : même un excellent animateur a besoin de souffler, a besoin de se rendre du batiment F au batiment B pour changer de salle de réunion, de vérifier sur sa boite vocale qu'il n'a pas un message urgent, de prendre un café avec un collaborateur inquiet, de parler informellement dans le couloir, ...
Ce principe est d'autant plus important quand il s'agit de rendez-vous clients, quand on ne peut maitriser totalement le stress de la négociation précédente, les bouchons, le temps pour garer sa voiture, les formalités d'entrée dans l'usine, etc...
N'est-pas avec ces "petites" choses aussi qu'on arrive à créer et entretenir la confiance ?
Il est pourtant 2 bonnes pratiques qui permettent de mieux équilibrer son temps, et qui donnent de bons outils de concentration et de récupération :
1 - Fixer l'horaire de début et l'horaire de fin de chaque réunion
Il est rare que l'horaire de fin soit précisé quand on organise une réunion, ou s'il est précisé, il s'agit davantage d'une indication que d'un engagement. Hors, avec l'expérience, on sait le temps que doit durer telle ou telle réunion pour qu'elle soit productive. Alors il est bon de s'en tenir là.
A 9h, en début de réunion, rappeler qu'elle se termine à 10h30 est le meilleur moyen pour concentrer les regards sur l'essentiel de l'ordre du jour. Et si l'animateur utilise cet horaire de 10h30 comme un objectif à tenir, il peut tordre les digressions inutiles et systématiques.
2 - Laisser de la marge dans l'agenda
A 10h30, ma première réunion se termine. La suivante démarre donc à 10h30, d'autant que je suis un animateur hors pair et que je vais tordre les digressions :-)
Ce n'est pas sérieux : même un excellent animateur a besoin de souffler, a besoin de se rendre du batiment F au batiment B pour changer de salle de réunion, de vérifier sur sa boite vocale qu'il n'a pas un message urgent, de prendre un café avec un collaborateur inquiet, de parler informellement dans le couloir, ...
Ce principe est d'autant plus important quand il s'agit de rendez-vous clients, quand on ne peut maitriser totalement le stress de la négociation précédente, les bouchons, le temps pour garer sa voiture, les formalités d'entrée dans l'usine, etc...
N'est-pas avec ces "petites" choses aussi qu'on arrive à créer et entretenir la confiance ?
par Laurent de Rauglaudre
publié dans :
Manager son temps
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