Lundi 8 janvier 2007
L'autre jour j'échangeais avec un client sur sa propension à être systématiquement en retard à ses rendez-vous. Il me signifia tout de même sa bonne pratique qui consiste à appeler son client ou son partenaire pour signaler ce 1/4 d'heure devenu quasi incompressible.
Bien entendu, les déplacements ne sont pas indiqués dans son agenda.
Or à quoi sert un agenda ? Certes, à reprendre l'ensemble des rendez-vous avec les autres. Mais est-il encore utile de rappeler que l'agenda est un carnet de commande de temps. Et dans ce carnet de commande, il est nécessaire de noter toutes les commandes. Un déplacement de 30 minutes pour aller du bureau chez son client doit être indiqué en clair. Cela a plusieurs effets : d'abord, le conditionnement psychologique du prochain rendez-vous n'est pas calé sur l'horaire du rendez-vous client, mais bien sur l'heure de départ. Ensuite, si je partage mon agenda, mes collaborateurs ont une vision claire de ma disponibilité. Enfin, je peux équilibrer plus efficacement les différents déplacements de mon emploi du temps dans les jours ou les semaines qui viennent, car je visualise à quel point ces déplacements consomment mon capital temps. Par conséquent, dès que je prends un rendez-vous, je cale 30 minutes, 1 heure, 2 heures... dans l'agenda pour la durée du déplacement. C'est aussi une pratique bien utile pour sortir d'en rendez-vous et être à l'heure à la réunion suivante de l'autre coté de la ville.
Subtilité supplémentaire quand on partage son agenda : utiliser un code couleur différencié par type de déplacement. Ainsi, le jaune signifie que je suis en déplacement mais joignable (dans un taxi, un train, en voiture pour les adeptes du téléphone main libre), orange si je suis injoignable (avion, scooter).
Tout cela résoudra-t-il le problème du syndrôme du retard au rendez-vous ? En tout cas c'est un truc utile, pourquoi ne pas essayer...
Bien entendu, les déplacements ne sont pas indiqués dans son agenda.
Or à quoi sert un agenda ? Certes, à reprendre l'ensemble des rendez-vous avec les autres. Mais est-il encore utile de rappeler que l'agenda est un carnet de commande de temps. Et dans ce carnet de commande, il est nécessaire de noter toutes les commandes. Un déplacement de 30 minutes pour aller du bureau chez son client doit être indiqué en clair. Cela a plusieurs effets : d'abord, le conditionnement psychologique du prochain rendez-vous n'est pas calé sur l'horaire du rendez-vous client, mais bien sur l'heure de départ. Ensuite, si je partage mon agenda, mes collaborateurs ont une vision claire de ma disponibilité. Enfin, je peux équilibrer plus efficacement les différents déplacements de mon emploi du temps dans les jours ou les semaines qui viennent, car je visualise à quel point ces déplacements consomment mon capital temps. Par conséquent, dès que je prends un rendez-vous, je cale 30 minutes, 1 heure, 2 heures... dans l'agenda pour la durée du déplacement. C'est aussi une pratique bien utile pour sortir d'en rendez-vous et être à l'heure à la réunion suivante de l'autre coté de la ville.
Subtilité supplémentaire quand on partage son agenda : utiliser un code couleur différencié par type de déplacement. Ainsi, le jaune signifie que je suis en déplacement mais joignable (dans un taxi, un train, en voiture pour les adeptes du téléphone main libre), orange si je suis injoignable (avion, scooter).
Tout cela résoudra-t-il le problème du syndrôme du retard au rendez-vous ? En tout cas c'est un truc utile, pourquoi ne pas essayer...
par Laurent de Rauglaudre
publié dans :
Manager son temps
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