Dans la plupart des projets, le Chef de Projet consigne soigneusement le pourcentage d’avancement des taches. On a donc des pourcentages mathématiques et scientifiques d’avancement. L’avancement est mesuré au pourcent près. Franchement, ça me fait sourire.

J'ai fait cette erreur lors du premier projet que j'ai dirigé : je consignais les pourcentages d'avancement des taches chaque semaine avec l'équipe. Je ne pilotais pas, je relevais des compteurs. Et des compteurs qui ne voulaient rien dire.

Que veut dire 58% d'avancement ? Pourquoi pas 56 ou 59 ou 54,22 ? L'avancement d'une tache est-elle mathématique ? Si j'écris un programme informatique, dois-je compter l'avancement en faisant un rapport entre le nombre de lignes écrites et le nombre de lignes que je pense nécessaires pour finir le programme ? Si je construis un immeuble de 4 étages, est-on à 50% quand on a édifié 2 étages ? Si j'organise un colloque, quand suis-je avancé à 42% dans ma préparation ?

Peut-être existe-t-il des théories qui vont contredire mes propos, cependant… cependant, diriger un projet est avant tout une histoire humaine, ou la dimension risques est permanente.

De mon point de vue, le pourcentage d'avancement est une indication pas une absolue vérité. Plutôt que demander : "quel est l'avancement de la tache ?", il vaut mieux demander : "qu'est-ce qui est concrètement réalisé ? que reste-t-il à faire ? quand penses-tu avoir terminé ? quels sont les obstacles susceptibles de t'empêcher de finir à cette date ?" Dans la plupart des projets, un indicateur coloré par tache suffit :

Vert à cette tache ne pose aucun problème, elle sera finie dans les temps et le budget prévus.

Orange à cette tache pose quelques soucis, mais le responsable de la tache pense pouvoir s'en sortir.

Rouge à cette tache pose des problèmes, le responsable de la tache à besoin d'aide, d'arbitrage, d'implication du management.

On peut aussi définir un code simple d'avancement 20%, 40%, 60%, 80%, 100% qui correspond à des livrables clairement définis au début du projet. Mais 37% sincèrement, vous y croyez vous ?

Il est bien rare d'être excellent du premier coup ? Quel est l'impact d'un message imprécis, incomplet, insuffisamment réfléchi, plein de fautes d'orthographe, empreint d'émotions et non de faits ? Cela n'engendre-t-il pas de nombreux autres courriels, des polémiques inattendues, des demandes de clarifications ? Du bruit, quoi !

N'est-il pas plus efficace de préparer un brouillon de message, le reprendre après déjeuner ou le lendemain matin, d'affiner le choix des mots, de bien choisir les destinataires  ?

Et si 3 relectures ne suffisent pas, une quatrième et une cinquième s'imposent ?

Relire 3 fois un message avant de l'envoyer est un investissement, pas une perte de temps !

Presque chaque jour, j'entends cette ritournelle autour de moi: "je n'ai pas le temps..."

Et presque à chaque fois, je lance la question: "tu n'as pas le temps ou tu ne prends pas le temps ?" Doit-on subir le temps qui passe et s'en plaindre jusqu'à la fin ? Doit-on chaque jour passer à coté de sa vie ?

"Faire de la musique, lire un bouquin, jouer au lego avec mon fils, préparer les objectifs du prochain trimestre, inviter mon amoureuse au restaurant, repeindre la cage d'escalier de la maison, simplifier ce tableau de bord incompréhensible, où puis-je mettre cela dans ma journée... J'ai déjà 45 courriels à répondre, une réunion de 3 heures imposées par mon boss (et inutile d'ailleurs), 2 heures de bouchons pour aller et revenir du boulot, et bla bla bla et bla bla bla..."

Tant qu'on ne clarifie pas ce que l'on veut faire de sa vie, de sa carrière, tant qu'on ne travaille pas sur ses objectifs, qu'on ne visualise pas ce que l'on veut obtenir comme résultat pour une date donnée, tant qu'on regarde en arrière et qu'on se cherche des justifications pour expliquer pourquoi on n'y arrive pas, en effet, on n'a pas le temps.

Juste une suggestion: tout à l'heure, demain, dans une semaine, prenez 2 heures, éteignez le téléphone, ne regardez pas votre messagerie électronique, isolez-vous, prenez une feuille de papier: 2 lignes (ce que j'aime faire, ce que je n'aime pas faire), 2 colonnes (ce que je fais bien, ce que je fais moins bien). Remplissez les cases. Dans la case "ce que j'aime faire/ce que je fais bien", posez-vous la question de ce que vous voudriez réaliser dans les 6 prochains mois. Soyez hyper concret, il ne s'agit pas de concept philosophique. Quand vous visualisez ces résultats, transformez-les en objectifs, puis en action à réaliser. Enfin, prenez votre agenda et réservez du temps dans l'agenda (intelligemment choisi) pour faire ces actions. Donc prenez des engagements avec vous-même dans votre agenda sur les 6 prochains mois pour réaliser ces objectifs. Les 2 heures sont passées ? Comment ça va ?

Tiens, vous avez eu le temps de travailler sur l'essentiel car vous avez pris le temps...