L’autre jour, je demande à mon expert comptable – le cabinet Olivier Carvin à Marseille (pub :-)) - un dossier avant jeudi soir. « Aucun problème me dit-il ». Le mardi, sa collaboratrice, Marie, me téléphone pour savoir quand est-ce que j’ai l’intention de passer le prendre. Je réponds mercredi ou jeudi.

Mercredi vers 16h, elle m’appelle :

-         comptez-vous passer avant ce soir ? 

-         non plutôt demain matin…

-         en début ou fin de matinée, je ne serai pas disponible avant 10h ? 

-         ça me convient, je passe après 10h.

Et bien la « pro activité » c’est cela, tout cela et rien que cela. En même temps peu et énormément de choses. En m’appelant le mardi, Marie anticipe. J’ai été exigeant sur la date – le dossier avant jeudi soir – mais je suis resté vague quant à l’exécution (je n’ai pas dit quand je passerai). Marie, en m’appelant, clarifie donc et en même temps me rassure. Le dossier, mardi, est déjà prêt. Mercredi, elle anticipe le risque que je vienne jeudi à un moment où elle n’est pas disponible. Elle m’appelle de nouveau pour reclarifier et éviter que le risque ne se transforme en problème – un client qui attend est toujours mécontent, même si son manque d’organisation est la cause de son attente.

Management

J'entends cela si souvent: "mon chef fait ceci, ne fait pas cela, prend un engagement qu'il ne tient pas, ne me soutient pas, me donne un conseil à coté de la plaque, est absent, n'arbitre pas, me donne des sujets peu intéressants, etc, etc..."

Voilà ce que cela m'inspire: pourquoi ne manage-t-on pas son chef comme on manage son équipe ?

Manager, c'est quoi: faire une analyse stratégique, se donner des objectifs pour développer cette stratégie, rassembler les moyens pour mettre en oeuvre ces objectifs, piloter les actions et mesurer l'avancement avec des tableaux de bord bien foutus (simples et pertinents...). Quand on fait cela avec son équipe, il y a des étapes, des points de validation, des analyses de risques, des points d'avancement, des récompenses et des sanctions...

Et avec son propre chef, ne peut-on fixer des étapes, des points de validation, des analyses de risques, des points d'avancement, des récompenses et des sanctions ? Je m'attends à l'objection: qu'est-ce que tu veux dire par récompenses ou sanctions de mon chef ? Et bien voilà: tant que l'on croit que son chef est un "supérieur", une sorte de "seigneur" dont on est le "vassal", on perpétue une relation dominant-dominé. Hors, votre chef a autant besoin de vous que vous de lui. Si vous ne faites que des âneries dans son service, il est aussi sanctionné puisque vos âneries se retournent contre sa réputation de chef. Si vous êtes super-performant, il récupère une partie de vos étoiles. Un bon chef est toujours entouré de bons collaborateurs (il le dit lui-même), un mauvais est entouré de bras cassés (et il n'arrête pas de le dire, sans se rendre compte qu'il se tire une balle dans le pied).

Bref, je suis convaincu (et c'est un praticien qui parle) qu'il faut avoir le même niveau d'exigence (voir plus d'exigence encore) avec son chef qu'avec son équipe: tenir les horaires de réunion, mettre en place des objectifs raisonnablement ambitieux, échanger sur les bonnes tactiques, clarifier qui prend quelle responsabilité, etc. Bien entendu, tout cela doit se faire avec diplomatie et fermeté, sans jamais brandir de menace (le "si tu ne me donnes pas satisfaction, je démissionne" est un argument catastrophique... on démissionne, on ne menace pas de démissionner). L'argument suprème reste l'intérêt général de l'entreprise pour laquelle vous travaillez.

Je donnerai quelques exemples de ces propos un de ces jours...

Courriel

Notre objectif est toujours de recevoir 20 courriels par jour maximum...

Combien avez-vous de messages dans votre "boite d'arrivée (inbox)" ? Et combien dans votre dossier "éléments envoyés (sent items)" ?

- moins de 20 --> vous êtes un champion de l'utilisation de la messagerie !
- de 20 à 50 --> vous avez un travail de ménage à faire...
- de 50 à 100 --> la situation est en train de vous échapper...
- 100 à 3000 (j'en ai vu) --> vous ne maitriser plus la situation...

La messagerie a besoin d'un ménage régulier. Et les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)"  et "sent items" sont clés pour la gestion de la messagerie et de son temps.

Tous les messages en "boite d'arrivée (inbox)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si je n'ai pas encore ouvert un message, il va falloir que je le fasse :-)
--> si j'ai ouvert un message et le laisse en "boite d'arrivée (inbox)", c'est parce que j'ai besoin de réfléchir avant d'agir, c'est qu'il me manque une information.
Traiter les messages en "boite d'arrivée (inbox)" = répondre, consigner une action dans l'agenda, supprimer ou classer le message reçu.

Le dossier "éléments envoyés (sent items)" est le plan d'actions de la messagerie. Tous les messages en "éléments envoyés (sent items)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si le message est toujours dans ce dossier, c'est que j'attends une réponse;
--> si je n'ai pas de réponse dans un délai raisonnable (dépendant de l'objet du message), je relance par téléphone ou par courriel, et je supprime l'ancienne version du message.
Quand l'action est traitée, je supprime ou je classe le message.

Le ménage dans les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)" et "éléments envoyés (sent items)" se fait tous les jours.

D'expérience, quand le dossier "boite d'arrivée (inbox)"  ou "éléments envoyés (sent items)" contient plus de 20 messages, c'est que je n'ai pas fait le ménage. Et 20 actions en cours, de manière permanente, c'est gérable. Au delà, il y a probablement un travail à faire sur son modèle de délégation.

Dernier truc: quand vous envoyez un message qui n'a pas besoin de suivi ni d'être conservé (vous avez répondu juste "merci", vous envoyez une blague à un copain, etc...), décochez l'option "enregistrez le message dans éléments envoyés". Cela évite l'encombrement du-dit dossier.

Encore un dilemme quotidien: faut-il disséminer dans la journée les coups de fils à passer ou faut-il au contraire les passer tous d'un coup ?

L'expérience prouve que les passer tous d'un coup est plus efficace. En effet, se lancer dans une série ininterrompue d'appels permet d'éliminer rapidement une liste d'actions clés de la journée, d'emmagasiner un capital confiance important, et d'être concentré sur une période limitée dans l'exercice "téléphone". Et si vous êtes de ceux qui ont du mal à décrocher le téléphone, commencez par "vous chauffer" avec un ou deux appels faciles: votre cousine Charlotte, votre collègue Jojo pour l'inviter à déjeuner, etc...

Une fois le tour de chauffe effectué, on peut s'engager dans la liste des 10 coups de fil clés de la journée. Après chaque appel, on enregistre rapidement les actions dans son agenda, mais on ne s'engage pas dans l'action.

La satisfaction d'avoir avancé est énorme quand on a concentré tous ses appels en une unité de temps. Et la dynamique du téléphone est forte quand on s'est chauffé.

Une autre manière d'optimiser son temps...