Manager son temps - Laurent de Rauglaudre

Lundi 8 janvier 2007

Les déplacements sont dans mon agenda...

L'autre jour j'échangeais avec un client sur sa propension à être systématiquement en retard à ses rendez-vous. Il me signifia tout de même sa bonne pratique qui consiste à appeler son client ou son partenaire pour signaler ce 1/4 d'heure devenu quasi incompressible.

Bien entendu, les déplacements ne sont pas indiqués dans son agenda.

Or à quoi sert un agenda ? Certes, à reprendre l'ensemble des rendez-vous avec les autres. Mais est-il encore utile de rappeler que l'agenda est un carnet de commande de temps. Et dans ce carnet de commande, il est nécessaire de noter toutes les commandes. Un déplacement de 30 minutes pour aller du bureau chez son client doit être indiqué en clair. Cela a plusieurs effets : d'abord, le conditionnement psychologique du prochain rendez-vous n'est pas calé sur l'horaire du rendez-vous client, mais bien sur l'heure de départ. Ensuite, si je partage mon agenda, mes collaborateurs ont une vision claire de ma disponibilité. Enfin, je peux équilibrer plus efficacement les différents déplacements de mon emploi du temps dans les jours ou les semaines qui viennent, car je visualise à quel point ces déplacements consomment mon capital temps. Par conséquent, dès que je prends un rendez-vous, je cale 30 minutes, 1 heure, 2 heures... dans l'agenda pour la durée du déplacement. C'est aussi une pratique bien utile pour sortir d'en rendez-vous et être à l'heure à la réunion suivante de l'autre coté de la ville.

Subtilité supplémentaire quand on partage son agenda : utiliser un code couleur différencié par type de déplacement. Ainsi, le jaune signifie que je suis en déplacement mais joignable (dans un taxi, un train, en voiture pour les adeptes du téléphone main libre), orange si je suis injoignable (avion, scooter).

Tout cela résoudra-t-il le problème du syndrôme du retard au rendez-vous ? En tout cas c'est un truc utile, pourquoi ne pas essayer...

par Laurent de Rauglaudre publié dans : Manager son temps
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Jeudi 14 décembre 2006

La revanche du temps masqué...

Un cavalier qui surgit de la nuit...
	Je le fais en temps masqué ! Le romantisme de l'expression me fait toujours sourire intérieurement. "Ce truc là n'est pas dans mon agenda, je le fais en temps masqué." Mon oeil oui ! "Je le fais stressé, à la bourre, en retard, à des horaires inconvenants..." conviendrait mieux que "en temps masqué !"

La réalité, c'est plutôt la revanche du temps masqué... Quand l'addition de ces mille petites actions "masquées" nous met face au manque de temps, c'est la revanche. Le temps masqué nous punit. Il nous punit de notre difficulté ou notre aversion à nous organiser. Heureusement, il nous reste plein de monde à blâmer : notre chef, notre conjoint(e), nos clients, nos fournisseurs, nos enfants, nos collègues, la conjoncture, la météo, l'environnement, les bouchons, l'ordinateur, i tutti quanti.

Qu'il est bon de se plaindre de la légèreté d'autrui, quand on a soit-même minutieusement organisé notre propre encerclement.

"Son nom, il l'écrit de la pointe de l'épée, d'un Z qui veut dire Zorro ! Zorro, Zorro..." et tralalère...

par Laurent de Rauglaudre publié dans : Manager son temps
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Lundi 11 décembre 2006

9h15 bien sur...

J'en attends 42. Ils sont 42 sur la liste que m'a remise l'administration. Le cours est programmé pour 9h du matin.

A 9h, ils sont 8 dans la salle. Je vais passer 3 jours avec eux dans un amphi, je ne vais quand même pas me les prendre de front tout de suite...

Ce qui m'étonne le plus, c'est que ceux qui arrivent à 9h05 ou 9h10 voire plus tard, déambulent nonchalemment jusqu'à une place. On ne s'est encore jamais rencontré, mais j'ai déjà le sentiment de ne pas être respecté. Drôle de sacré mauvaise habitude, qui nous fait être détesté dans beaucoup de pays étrangers.

Je prends le parti de l'humour et de la surprise, j'écris en énorme sur le tableau :

9h - 8

Et je ne dis rien d'autre que quelques banalités avec les étudiants présents histoire de "create a cordial atmospher"... Les minutes s'égrennent. Je reprends le marqueur :

9h05 - 14

La pendule tournicote, les étudiants palabrent, d'autres émergent de derrière la porte. Toujours en gros au tableau :

9h10 - 23

5 minutes encore, le temps pour la lumière de traverser plus de 100 millions de kilomêtres, et j'écris enfin :

9h15 - 28

Le quota des 2 tiers étant atteint, j'envoie mon introduction sans un reproche. Je referai le même exercice à la première pause, dont l'horaire n'est pas tenu. Pourtant, il me semble que les étudiants accrochent à mon cours, comme me l'indiquent leur participation, leurs nombreuses questions, leur assiduité à faire l'étude de cas, les interrogations et demandes de conseils inter-cours, ...

Je les retrouve 2 semaines plus tard pour compléter la session de formation au management de projet (ah, ah, manager son temps quand on dirige un projet...). 2ème jour : même punition, les retards à l'allumage se justifient par la durée raccourcie de la nuit étudiante. Je sais, j'ai été jeune moi aussi. Mais bon c'est agaçant.

Et puis, miracle, l'inspiration lors de la conclusion de la 2ème journée. La session se termine sur un exercice que chaque groupe doit présenter le lendemain matin pour ouvir le bal. Et j'envoie dans l'amphi : "demain, rendez-vous à 9h15 pour présenter les résultats de l'exercice, vous avez la nuit pour peaufiner tout cela." Le lendemain à 9h15, le quota d'étudiants est dans la salle pour démarrer la session à l'heure.

Que n'y avais-je pas penser plus tôt... Je m'en veux parfois de tellement manquer de lucidité. C'est pourtant simple comme bonjour. Tout le monde sait bien qu'il n'y a rien de plus énervant qu'un horaire rond style 9h ou pire 8h, ou même 11h. C'est un horaire laid et sans saveur.

Je vais lancer une pétition pour officialiser les horaires des invitations ainsi : "la réunion commencera 15 minutes après le début", ou bien "toute organisateur de réunion commençant à l'heure est prié de décaler le démarrage de 15 minutes", ou encore "les réunions aux heures piles démarre à 15", ou pourquoi pas, plus coercitif "il est interdit de démarrer une réunion à l'heure, surtout si elle n'a pas 15 minutes de retard".

Heureusement, cela n'arrive qu'à l'université, jamais dans le monde professionnel...

par Laurent de Rauglaudre publié dans : Manager son temps
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Mercredi 15 novembre 2006

Je te rappelle dans 3 minutes...

Je passe dans la semaine...
On s'appelle...
J'arrive tout de suite...
Je te rappelle tout à l'heure...
Ok, on vous fait signe...
Ce sera prêt dans quelques jours...
On se retéléphone pour prendre rendez-vous...

Toutes ces expressions courantes posent une question claire : pourquoi ne prenons-nous pas un engagement précis ? Avons-nous peur de dire non ? Et dans ce cas, quel est le risque ? Ne savons-nous pas évaluer le temps ? N'est -il pas plus efficace de donner une indication plus solide de ce que nous allons faire, et de le faire immédiatement ? D'où nous vient ce réflexe de rester dans le flou, ce qui complique notre gestion du temps ou nous fait rater des opportunités ? Pourquoi prendre un rendez-vous dans 2 ou 3 mois parait-il si déconcertant ? Quel effort supplémentaire va nous demander de relancer quelqu'un pour préciser un rendez-vous alors que nous l'avons en face de nous ? Sera-t-il impossible de décaler une réunion si un conflit d'agenda intervient ?

Je vous laisse réfléchir... réagir... commenter....

NB : dans une immense majorité des cas, la personne qui nous a dit "je te rappelle dans 3 minutes" rappelle en fait 20 à 60 minutes plus tard. Je la suspecte d'avoir conscience qu'elle ne rappelera pas dans 3 minutes quand elle nous le dit... Alors pourquoi 3 minutes ?

par Laurent de Rauglaudre publié dans : Manager son temps
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Vendredi 8 septembre 2006

Laissez de la marge...

Bien souvent, en observant les agendas, je constate que les réunions s'enchainent comme pour une ronde effrenée et étourdissante. Cà rassure : mon agenda est plein de réunions avec les autres, donc mon rôle est essentiel.

Il est pourtant 2 bonnes pratiques qui permettent de mieux équilibrer son temps, et qui donnent de bons outils de concentration et de récupération :

1 - Fixer l'horaire de début et l'horaire de fin de chaque réunion

Il est rare que l'horaire de fin soit précisé quand on organise une réunion, ou s'il est précisé, il s'agit davantage d'une indication que d'un engagement. Hors, avec l'expérience, on sait le temps que doit durer telle ou telle réunion pour qu'elle soit productive. Alors il est bon de s'en tenir là.
A 9h, en début de réunion, rappeler qu'elle se termine à 10h30 est le meilleur moyen pour concentrer les regards sur l'essentiel de l'ordre du jour. Et si l'animateur utilise cet horaire de 10h30 comme un objectif à tenir, il peut tordre les digressions inutiles et systématiques.

2 - Laisser de la marge dans l'agenda

A 10h30, ma première réunion se termine. La suivante démarre donc à 10h30, d'autant que je suis un animateur hors pair et que je vais tordre les digressions :-)
Ce n'est pas sérieux : même un excellent animateur a besoin de souffler, a besoin de se rendre du batiment F au batiment B pour changer de salle de réunion, de vérifier sur sa boite vocale qu'il n'a pas un message urgent, de prendre un café avec un collaborateur inquiet, de parler informellement dans le couloir, ...
Ce principe est d'autant plus important quand il s'agit de rendez-vous clients, quand on ne peut maitriser totalement le stress de la négociation précédente, les bouchons, le temps pour garer sa voiture, les formalités d'entrée dans l'usine, etc...

N'est-pas avec ces "petites" choses aussi qu'on arrive à créer et entretenir la confiance ?

par Laurent de Rauglaudre publié dans : Manager son temps
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Vendredi 1 septembre 2006

Mal à son temps...

Tout le monde l'a bien compris, l'une des clés de succès de la gestion du temps, est de consacrer une bonne énergie à remplir et équilibrer son agenda. L'agenda est le reflet du plan d'actions, qui lui-même se décline à partir des objectifs, les objectifs représentant le jalonnage dans le temps d'une stratégie.

Dans le fond, quand quelqu'un me dit : "je n'ai pas le temps", j'en conclus que quelque part dans le cercle ci-contre, il y a un travail de clarification à faire.

Mon interlocuteur souffre-t-il d'un manque de planification de son plan d'actions ? Ou faut-il remonter à la manière dont ce plan d'actions est construit ? Travaille-t-il vraiment à partir d'objectifs clairs, ou ceux-ci ne savent-ils pas sur quelle stratégie s'appuyer ?

Bref, l'un des enjeux est de déterminer à quel endroit il est utile et efficace de porter attention. Bien entendu, plus on est proche du pouvoir, plus il est nécessaire de travailler sur la stratégie. Cependant, chacun d'entre nous s'inscrit dans ce cercle : et quand on à "mal à son temps", on a souvent "mal à sa vie". C'est bien le sens de la "parabole" des gros et des petits cailloux de Stephen Covey.

Plutôt que se retourner vers les autres en cherchant le bouc émissaire de notre difficulté à gérer notre temps, il est toujours bon de remettre ce cercle devant les yeux, et d'éventuellement se faire aider à clarifier ce sur quoi on est en train de butter... C'est le sens du job de conseil professionnel - pub :-) - mais il faut aussi parfois aller vers un soutien psychologique.

par Laurent de Rauglaudre publié dans : Manager son temps
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Vendredi 4 août 2006

Boucler la boucle...

Erreur de débutant...

Sachant que pas mal de managers travaillent début août, j'ai pris plusieurs rendez-vous pour cette première quinzaine. Le milieu de la période estivale est souvent propice au temps qualitatif de préparation de l'automne voire de l'année qui suit. Comme souvent, j'ai pris ces rendez-vous 3 ou 4 semaines à l'avance, confirmé par écrit quand nécessaire, etc...

Consciencieux, dès lundi, j'ai rappelé les interlocuteurs à rencontrer cette semaine. Seules, des boites vocales m'ont répondu. Je confirmai donc mes rendez-vous, demandant que clients ou prospects retournent mon appel au cas où ils auraient finalement un empêchement. N'ayant reçu aucun feed-back, j'ai conclus "c'est bon, les rendez-vous sont confirmés, j'y vais".

Et ça a marché pour la plupart, sauf un !

Evidemment, le rendez-vous manqué était celui pour lequel j'ai fait 200 km. Tant pis pour moi, ce fut une erreur de débutant. Il faut boucler la boucle. Tant qu'on a pas une confirmation formelle, le doute substiste. Le message vocal : "je serai donc là comme prévu ce mercredi à 14h, sauf si tu me rappelles pour modifier cet horaire" est insuffisant. L'autre partie doit renvoyer un signe, un "ok pour mercredi 14h" par SMS, ou un rappel téléphonique, ou un courriel.

Je connais cette règle, faute de l'avoir appliquée cette semaine, j'ai payé cash. Il est bien sur possible d'incriminer le client, le partenaire, le collègue qui n'a pas marqué le rendez-vous dans son agenda, ou qui n'a pas pris le soin d'infirmer son engagement. Bien sur... Cependant, ma conviction est qu'on est pleinement responsable de notre rose - il arrive qu'on prenne un météorite sur la tête, mais c'est rare. Souvent, on est très largement en position d'anticiper le risque.

Donc, boucler la boucle en envoyant par plusieurs canaux (courriel, messagerie vocale, sms) un message qui impose le renvoi d'une confirmation est une pratique à systématiser.

Message 1 - lundi matin (courriel et/ou boite vocale et/ou sms)
"Merci de me confirmer que notre rendez-vous de ce mercredi à 14h est toujours possible ."

Message 2 - mardi fin d'après-midi (boite vocale et/ou sms, car cela devient urgent)
"Je n'ai pas ta réponse pour notre réunion de ce mercredi 14h. Si je n'ai aucun signe de ta part avant mercredi 9h, je déduis que notre rendez-vous est reporté."

Simplissime pour éviter 200 km inutiles non ?

par Laurent de Rauglaudre publié dans : Manager son temps
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Jeudi 22 juin 2006

C'est dans mon agenda, j'ai une chance de le faire...

Combien de fois en formation ou en accompagnement, les soupirs apparaissent quand on aborde la question de l'agenda... Je montre le mien parfois : on y voit mes rendez-vous professionnels et sportifs, mais aussi les horaires pour amener les enfants à l'école, les matchs de l'équipe de France de football, les temps de déplacement pour me rendre à un rendez-vous, et... très important, les rendez-vous avec moi-même.

L'agenda c'est le coeur du plan de travail. C'est là que se décrit, en anticipation, la manière dont je vais utiliser mon capital temps. C'est un capital, il s'agit de l'investir dans mes priorités de la vie... J'ai entendu des quantités d'objections, dont voici quelques specimens :

- à quoi ça sert de marquer que tu emmènes tes enfants à l'école ?
- pourquoi mélanger les rendez-vous personnels et professionnels ?
- pourquoi diable des rendez-vous avec soi-même ?
- et arrives-tu vraiment à respecter tout ce que tu as écris ?
- si tout est programmé, la vie n'a plus ni sel ni surprise ?
etc...

La réalité c'est que, positionner en anticipation un rendez-vous dans son agenda, c'est se donner une chance de réaliser cette action, cet objectif intermédiaire. C'est aussi avoir en permanence une vision globale qui permet d'équilibrer les priorités.

Un exemple amusant et très récent... je suis intervenu pour la préparation d'un séminaire d'une société de high tech. Le séminaire devait se terminer le 13 juin à 19h. Alors que nous étions début mai, je fis remarquer au patron de l'entreprise que le premier match de l'équipe de France en coupe du monde démarrait ce jour-là à 18h. Il reprit avec un sourire : "mmh, si je veux avoir un auditeur dans la salle pour mon speech de conclusion, on a intérêt à revoir l'ordre du jour et terminer à 17h45..." Le 13 juin, nous avons finalement démarré à 7h30 et fini peu avant 17h...

Autre exemple : je viens de confirmer une conférence/animation pour un samedi de fin octobre. En même temps que je callais la date dans mon agenda, j'ai réservé 2 créneaux de préparation début et mi-octobre. Ce sont des rendez-vous avec moi-même. Maintenant que ces dates sont réservées, j'ai de nouveau l'esprit libre pour vaquer à mes activités. Le moment venu, je serai dans les temps pour préparer mon intervention. Et si mes horaires de préparation réservés viennent en conflit avec une autre exigence client, je repositionnerai ces créneaux.

Le plan de travail dans l'agenda, c'est le plus sur moyen de se libérer l'esprit, et de se libérer tout court. Avec cette pratique, on découvre que le capital temps est considérable, pour peu qu'on décide de l'apprivoiser.

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Lundi 6 février 2006

32 actions simples...

Lors d'un entretien, le manager me déclara qu'il avait 32 actions simples dans sa "todo" list. Reportées de jour en jour, la longueur de la liste n'arrivait pas à baisser.

Je suggérai un exercice : "prends 5 minutes pour marquer, en face de chaque action élémentaire, le temps raisonnable qu'il te faut pour faire chacune d'entre elles."

Le manager démarra l'exercice : "2 minutes, celle-ci, 5 celle-là, plutôt 15 celle-ci et pas plus de 3 celle-là, ..." Quand un dilemme se présentait, nous débattions d'une durée raisonnable : ni excès de conservatisme, ni exagération. Quand l'exercice fut fini, je lui demandai de faire l'addition pour évaluer le temps total que représentait ces 32 actions simples : plus de 14 heures de boulot !

La question suivante, vous vous en doutez, arriva : "où sont planifiées ces 14 heures de boulot dans ton agenda ?" Evidemment, nulle part. Ces petites taches se font entre 2, se reportent d'une journée à l'autre, et entretiennent consciencieusement le stress lancinant de la vie quotidienne...

Je sais qu'il n'est pas question d'éliminer la liste. L'état stable n'existe pas, la vie, c'est l'entropie ! Cependant... cependant... ne convient-il pas, de temps en temps, de réserver dans son agenda ces morceaux de temps consacrés à nettoyer les listes de taches "secondaires" ?

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Jeudi 10 novembre 2005

La gestion du temps selon mon ramoneur

Conversation surréaliste aujourd'hui avec mon ramoneur… Non seulement ce monsieur, que je ne connais pas encore, me rappelle 10 minutes après que je lui ai laissé un message sur son répondeur, mais en plus:

- il me propose plusieurs options et me fixe un rendez-vous précis à 10h30 lundi;

- il me pose 4 ou 5 questions pertinentes sur son intervention et sur les problèmes de ma cheminée;

- il me donne quelques bons conseils sur son utilisation;

- il conclut en me donnant une évaluation du temps que va prendre son intervention;

- il m'explique comment son temps est organisé, comment il prépare ses tournées avec un GPS, en optimisant le circuit de ses interventions.

Nous passons alors quelques minutes à échanger sur le manque de formation – ou de professionnalisme diraient certains – des métiers artisans, qui pour la plupart, ne gèrent pas leur temps. Il est vrai que la formation aborde presque essentiellement la dimension technique, et très peu la dimension organisation, planification, optimisation du temps. Et de conclure en plaisantant: "bon, nous avons dépassé les 5 minutes que je prévois par appel client, à lundi".

Décidément, mon ramoneur semble être un pionnier… qu'on ne me dise pas que la gestion du temps est affaire théorique pour les métiers "intellectuels"…

Lundi matin 9h: coup de téléphone. Bloqué dans les bouchons provoqués par la grève - pardonnez-moi, mais grève d'une durée irresponsable des employés du Réseau de Transport Marseillais - mon spécialiste cheminée m'annonce qu'il arrivera avec une demi-heure de retard. Encore une preuve de professionnalisme... d'un vrai entrepreneur !

D'ailleurs n'hésitez pas à l'appeler... Serge Wickert 06 68 18 94 77 - 04 42 73 24 27, courriel: AZUR_RAMONAGE@hotmail.fr. Comme tout artisan, il a besoin de développer son business malgré les vents contraires.

Et il bien arrivé à l'heure prévue :-)...

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