Vendredi 8 septembre 2006
Bien souvent, en observant les agendas, je constate que les réunions s'enchainent comme pour une ronde effrenée et étourdissante. Cà rassure : mon agenda est plein de réunions avec les autres, donc mon rôle est essentiel.
Il est pourtant 2 bonnes pratiques qui permettent de mieux équilibrer son temps, et qui donnent de bons outils de concentration et de récupération :
1 - Fixer l'horaire de début et l'horaire de fin de chaque réunion
Il est rare que l'horaire de fin soit précisé quand on organise une réunion, ou s'il est précisé, il s'agit davantage d'une indication que d'un engagement. Hors, avec l'expérience, on sait le temps que doit durer telle ou telle réunion pour qu'elle soit productive. Alors il est bon de s'en tenir là.
A 9h, en début de réunion, rappeler qu'elle se termine à 10h30 est le meilleur moyen pour concentrer les regards sur l'essentiel de l'ordre du jour. Et si l'animateur utilise cet horaire de 10h30 comme un objectif à tenir, il peut tordre les digressions inutiles et systématiques.
2 - Laisser de la marge dans l'agenda
A 10h30, ma première réunion se termine. La suivante démarre donc à 10h30, d'autant que je suis un animateur hors pair et que je vais tordre les digressions :-)
Ce n'est pas sérieux : même un excellent animateur a besoin de souffler, a besoin de se rendre du batiment F au batiment B pour changer de salle de réunion, de vérifier sur sa boite vocale qu'il n'a pas un message urgent, de prendre un café avec un collaborateur inquiet, de parler informellement dans le couloir, ...
Ce principe est d'autant plus important quand il s'agit de rendez-vous clients, quand on ne peut maitriser totalement le stress de la négociation précédente, les bouchons, le temps pour garer sa voiture, les formalités d'entrée dans l'usine, etc...
N'est-pas avec ces "petites" choses aussi qu'on arrive à créer et entretenir la confiance ?
Mercredi 6 septembre 2006
Récemment consulté pour préparer et animer un séminaire en forme de remue-méninges (brainstorming), j'enquétai préalablement pour comprendre les attentes de mon client.
Hum, hum, me suis-je dit, il y aura 20 contributeurs au remue-méninges, ces sont des hommes - et oui, pas une seule femme :-( - de marketing, de recherche et développement, de management, ils sont dans plusieurs sites européens, et tout doit se faire en anglais.
De plus l'attente du boss est que le plus de questions possibles soient analysées préalablement au séminaire lui-même, pour renforcer la densité des débats.
Tous les ingrédients donc pour qu'on se trouve rapidement avec un échange exponentiel de courriels. Sans attendre, et sans demander au service informatique - je fis la supposition que cette étape m'aurait fait perdre trop de temps - je créai un wiki pour aider à la préparation du remue-méninges.
Un wiki, c'est quoi au fait ? Le meilleur exemple connu est wikipedia, cette gigantesque encyclopédie alimentée et régulée gratuitement en ligne par les internautes. En quelques mots, un wiki permet à un groupe ouvert ou privé, de créer un site dynamique, en ligne, de manière collaborative. Encore peu utilisé dans les entreprises, je suis convaincu que cet outil va devenir majeur pour de nombreux projets dans les prochaines années.
Je choisis un wiki gratuit - Schtuff -, disponible sur internet, en anglais, et présentant quelques caractéristiques de gestion de sécurité simples et efficaces. Je demandai à chaque participant de s'inscrire puis de poster les questions à traiter pendant le séminaire. Puis réparties par thèmes, les participants pouvaient contribuer en ligne, et donner les différents arguments de chaque thème, composant ainsi une bonne matière première pour le séminaire.
Le bilan fut moins spectaculaire que je ne l'escomptais. En fait, en dépit des qualités intrinséques des contributeurs, la référence au mail est restée le premier réflexe. Certes, quelques-uns ont posté leur questions et contributions directement, mais une bonne partie m'a envoyé questions et contributions que j'ai ensuite publiées. Cependant, tous avaient accès immédiatement, en ligne, aux documents de préparation qui peu à peu se structuraient. Si je fus un peu encombré de courriels, je réussis discrètement à constituer pour mon client une mine de pistes de réflexion qui donnèrent au séminaire un contenu de forte qualité.
Je pense que s'approprier les outils de wiki est une prochaine priorité des chefs de projets, managers et animateurs...
Dimanche 3 septembre 2006
Comme quoi les ressources humaines mènent à tout... Nous avons passé un après-midi très sympa chez Philippe à la Ciotat.
Une première pour les 4 enfants (de 6 à 13 ans) et pour moi... Il y a plus de 110 parcours de grimpe différents à la boite à prises.
De quoi amuser tous les âges, transpiration assurée après 5 minutes. Quand après 3h30 à jouer les araignées, l'heure du départ a sonné, le coeur des "déjà" a confirmé qu'on s'était bien éclaté, filles comme garçons.
On reviendra...
Allez y faire un tour pour encourager le tout jeune créateur d'entreprises.
Solidarnosc...
par Laurent de Rauglaudre
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Vendredi 1 septembre 2006
Aussi incroyable que cela puisse paraître, depuis des mois, je sors en numéro 1 mondial quand on tape le mot "proactivité" sur Google. J'en suis très fier bien sur :-)
Tout ça parce que j'ai écrit ce petit article. Comme quoi, les blogs ont un pouvoir énorme en matière de référencement. Je sais que ma "position dominante" ne durera pas. Mais je suis content de voir que le mot "proactivité" intéresse. Je relève que le langage du management abuse souvent du mot "réactivité" pour enflamer les troupes.
Or, si la réactivité est une vertue essentielle - c'est elle qui permet d'avoir conscience qu'il faut servir le client au mieux dans le feu de l'action, la proactivité est plus puissante. Il s'agit d'anticiper bien sur, de prévenir, d'aller au devant des attentes.
Ce matin, je reçois un courrier d'un centre de contrôle automobile. Ce courrier m'explique qu'ils ont vérifié ma voiture il y a 2 ans, et que, "conformément à la législation en vigueur, mon véhicule doit être controlé de nouveau avant fin septembre". Voilà un nouvel exemple simple d'action proactive mise en place par une petite entreprise.
Ce qui est agaçant dans le déchainement de discours lénifiants sur la réactivité, c'est qu'ils récompensent des actes héroïques, servant souvent à sauver une situation critique plombée préalablement par le héros lui-même par manque d'anticipation.
Etre proactif est sans doute moins spectaculaire, puisque c'est mettre en oeuvre tout une série de petites ou grandes actions préventives à fort impact... Mais c'est autrement plus sain pour la santé !
Vendredi 1 septembre 2006
Tout le monde l'a bien compris, l'une des clés de succès de la gestion du temps, est de consacrer une bonne énergie à remplir et équilibrer son agenda. L'agenda est le reflet du plan d'actions, qui lui-même se décline à partir des objectifs, les objectifs représentant le jalonnage dans le temps d'une stratégie.
Dans le fond, quand quelqu'un me dit : "je n'ai pas le temps", j'en conclus que quelque part dans le cercle ci-contre, il y a un travail de clarification à faire.
Mon interlocuteur souffre-t-il d'un manque de planification de son plan d'actions ? Ou faut-il remonter à la manière dont ce plan d'actions est construit ? Travaille-t-il vraiment à partir d'objectifs clairs, ou ceux-ci ne savent-ils pas sur quelle stratégie s'appuyer ?
Bref, l'un des enjeux est de déterminer à quel endroit il est utile et efficace de porter attention. Bien entendu, plus on est proche du pouvoir, plus il est nécessaire de travailler sur la stratégie. Cependant, chacun d'entre nous s'inscrit dans ce cercle : et quand on à "mal à son temps", on a souvent "mal à sa vie". C'est bien le sens de la "parabole" des gros et des petits cailloux de Stephen Covey.
Plutôt que se retourner vers les autres en cherchant le bouc émissaire de notre difficulté à gérer notre temps, il est toujours bon de remettre ce cercle devant les yeux, et d'éventuellement se faire aider à clarifier ce sur quoi on est en train de butter... C'est le sens du job de conseil professionnel - pub :-) - mais il faut aussi parfois aller vers un soutien psychologique.
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